Prouver son aptitude : justificatifs, références, autodéclaration

Deux types d'exigences

Avant de comparer les offres, l'adjudicateur vérifie deux choses. D'abord les conditions de participation : respecter la protection des travailleurs, les conditions de travail et l'égalité salariale, payer les impôts et les cotisations sociales exigibles, renoncer aux accords illicites (LMP art. 26, al. 1). Ensuite les critères d'aptitude : votre entreprise peut-elle exécuter le marché sur les plans professionnel, financier, économique, technique et organisationnel, et a-t-elle assez d'expérience (LMP art. 27, al. 2).

Qui ne remplit pas les critères d'aptitude peut être exclu (LMP art. 44, al. 1, let. a).

Les justificatifs qui peuvent être exigés

Pour les marchés de la Confédération, l'OMP donne des exemples de documents et de justificatifs (OMP art. 4, al. 4, et annexe 3), notamment :

• Déclaration sur la protection des travailleurs, les conditions de travail, l'égalité salariale, le droit de l'environnement et la prévention de la corruption
• Preuve du paiement des cotisations sociales et des impôts
• Extrait du registre du commerce et extrait du registre des poursuites
• Bilans et chiffre d'affaires total des trois derniers exercices
• Garantie bancaire ou déclaration bancaire
• Certificat d'un système de management de la qualité reconnu
• Liste des principales prestations des cinq dernières années et références
• Indications sur le personnel, l'équipement et la formation des personnes responsables

Ce qui vaut dans le cas concret

L'adjudicateur fixe les critères d'aptitude de manière exhaustive ; ils doivent être objectivement nécessaires au marché et vérifiables (LMP art. 27, al. 1). Les justificatifs exigés et le formulaire à utiliser figurent dans l'appel d'offres ou les documents. Pour les cantons et les communes valent l'AIMP et leur appel d'offres.

Autodéclaration et moment de la remise

Pour les conditions de participation, l'adjudicateur peut exiger une autodéclaration, c'est-à-dire une déclaration signée attestant que vous les respectez (LMP art. 26, al. 2). Il indique dans l'appel d'offres ou les documents quel justificatif remettre et à quel moment (LMP art. 26, al. 3, et art. 27, al. 3) ; des attestations peuvent n'être exigées que plus tard.

Des indications fausses ou trompeuses peuvent entraîner l'exclusion (LMP art. 44, al. 2, let. a).

Références

Les références prouvent votre expérience de marchés comparables. Pour la Confédération, l'adjudicateur peut se renseigner sur la valeur, la date et le lieu de la prestation et demander à l'adjudicateur de l'époque si la prestation a été fournie correctement (OMP annexe 3, ch. 12).

Il ne peut pas exiger que vous ayez déjà obtenu un marché public (LMP art. 27, al. 4). Les références de mandats privés ne sont donc pas exclues si elles remplissent les exigences. Demandez à la personne de contact d'une référence avant de l'indiquer.

Listes de soumissionnaires

Certains adjudicateurs tiennent une liste des soumissionnaires qualifiés (LMP art. 28, al. 1) ; une inscription peut servir de preuve des conditions de participation (LMP art. 26, al. 2). Même sans inscription, vous êtes admis si vous prouvez votre aptitude dans la procédure (LMP art. 28, al. 4).

Liste de contrôle

• Lire d'abord les critères d'aptitude et la liste des justificatifs, puis décider de déposer une offre.
• Respecter l'ancienneté maximale si les documents en fixent une, par exemple pour les extraits de registre.
• Commander les extraits et les attestations assez tôt avant le délai.
• Tenir prêtes les références avec projet, adjudicateur, année, valeur et prestation.
• Prévoir aussi les justificatifs des sous-traitants : les conditions de participation s'appliquent à eux aussi (LMP art. 26, al. 1).
• Dans TEXFY, vous saisissez vos références une fois et les copiez dans chaque offre.