Das Einladungsverfahren: Aufträge ohne öffentliche Ausschreibung

Was das Einladungsverfahren ist

Die Auftraggeberin bestimmt, welche Anbieterinnen sie ohne öffentliche Ausschreibung zum Angebot einlädt. Dafür erstellt sie Ausschreibungsunterlagen und holt wenn möglich mindestens drei Angebote ein. Für den Bund und für Kantone und Gemeinden nach der IVöB 2019 lautet die Regel gleich (BöB Art. 20 Abs. 2; IVöB Art. 20 Abs. 2). Beim Bund lädt sie zudem mindestens eine Anbieterin aus einem anderen Sprachraum der Schweiz ein, falls das möglich und zumutbar ist (VöB Art. 5).

Angekündigt werden muss das Verfahren nicht: Die Pflicht, auf simap.ch zu veröffentlichen, gilt für das offene und das selektive Verfahren (BöB Art. 48 Abs. 1; IVöB Art. 48 Abs. 1). Von einem laufenden Einladungsverfahren erfährst du deshalb in der Regel nur, wenn du eingeladen bist.

Für welche Aufträge es gilt

Das Einladungsverfahren gilt für Aufträge ausserhalb des Staatsvertragsbereichs, nach dem Auftragswert (BöB Art. 20 Abs. 1; IVöB Art. 20 Abs. 1). Unter dem unteren Wert darf die Auftraggeberin freihändig vergeben, ab dem oberen Wert gilt das offene oder selektive Verfahren. Massgebend ist das Recht des jeweiligen Kantons; mehr dazu, auch zu anderen Auftraggeberinnen des Bundes, steht im Ratgeber «Schwellenwerte und Verfahren».

• Bundesverwaltung, Werte für 2026 und 2027: Lieferungen und Dienstleistungen ab 150'000 bis unter 230'000 Franken, Bauleistungen ab 300'000 bis unter 2 Millionen Franken (BöB Anhang 4 Ziff. 2).
• Kantone und Gemeinden, nach der IVöB 2019 für die Kantone, die ihr beigetreten sind: Lieferungen, Dienstleistungen und Baunebengewerbe ab 150'000 bis unter 250'000 Franken, Bauhauptgewerbe ab 300'000 bis unter 500'000 Franken (IVöB Anhang 2).

Kein Anspruch auf eine Einladung

Wen die Auftraggeberin einlädt, liegt in ihrem Ermessen. Das Bundesgericht hält für die IVöB fest, dass kein Rechtsanspruch auf den Einbezug in das Einladungsverfahren besteht; wer nicht eingeladen wurde, kann die unterbliebene Einladung nicht anfechten (BGE 152 II 325 E. 3.2.2). Für den Bund steht in der Botschaft zum BöB dasselbe, und auch, dass nicht Eingeladene den Zuschlag nicht anfechten können (BBl 2017 1851, S. 1979).

Die Verfahrensgrundsätze wie Objektivität und Gleichbehandlung gelten trotzdem (BöB Art. 11; IVöB Art. 11). Manche Stellen haben eigene Vorgaben: Der Kanton Schwyz verlangt von seiner Verwaltung, unter gleich geeigneten Anbietern abzuwechseln (Weisung des Regierungsrats vom 23. August 2022, Ziff. 4.3).

Listen und Verzeichnisse

Eine schweizweite Liste, in die du dich für Einladungen eintragen kannst, sehen weder BöB noch IVöB vor. Eine Auftraggeberin darf aber ein Verzeichnis geeigneter Anbieterinnen führen, bei Kantonen und Gemeinden auch die zuständige Behörde (BöB Art. 28 Abs. 1; IVöB Art. 28 Abs. 1). Fundstelle, Kriterien und Eintragungsbedingungen müssen dann auf simap.ch stehen (BöB Art. 28 Abs. 2; IVöB Art. 28 Abs. 2).

Auch Listen nach anderem Recht können mit Einladungen verbunden sein: Die Azienda Elettrica Ticinese schrieb im September 2026 auf simap.ch im selektiven Verfahren eine ständige Liste von Treibstofflieferanten aus, die an vereinfachten Einladungsverfahren teilnehmen dürfen. Laut Ausschreibung gilt dafür die frühere Vereinbarung von 1994/2001, nicht die IVöB 2019. Einen Anspruch auf eine Einladung nennen BöB und IVöB auch für eingetragene Anbieterinnen nicht.

So machst du dich bekannt

Eine Garantie gibt es nicht: Eingeladen wird, wen die Auftraggeberin kennt und für geeignet hält. Diese Schritte sind Tipps, keine Regeln des Gesetzes.

• Finde die Stellen, die in deiner Leistung vergeben. Publizierte Zuschläge nennen Auftraggeberin und Gewinner; TEXFY zeigt sie je Leistung und Kanton. Achte auch auf Zuschläge aus Einladungsverfahren: BöB und IVöB verlangen ihre Veröffentlichung nicht, auf simap.ch erscheinen aber regelmässig solche Zuschläge.
• Schau auf freihändige Zuschläge. Der Bund veröffentlicht sie grundsätzlich ab dem Schwellenwert des offenen oder selektiven Verfahrens (BöB Art. 48 Abs. 1), Kantone und Gemeinden im Staatsvertragsbereich (IVöB Art. 48 Abs. 1).
• Lies die Bundesaufträge. Die Auftraggeberinnen des Bundes informieren mindestens einmal jährlich über ihre Aufträge ab 50'000 Franken, auch über das Verfahren (VöB Art. 27). Die Listen der zentralen Bundesverwaltung findest du in TEXFY unter Bundesaufträge, mit Filter nach Verfahren, wenn du angemeldet bist.
• Stell dich vor. Schreib der Beschaffungsstelle oder der Fachabteilung kurz, was du anbietest, in welcher Region und mit welchen Referenzen, auch aus privaten Aufträgen. Frag, wie sie Anbieterinnen auswählt und ob sie ein Verzeichnis führt.
• Reiche in offenen Verfahren Angebote ein, so lernt dich die Stelle auch ohne Zuschlag kennen. Reagiere auf jede Einladung: Reiche ein Angebot ein oder sag rechtzeitig ab.
• Pass bei Vorarbeiten auf. Wer an der Vorbereitung eines Verfahrens beteiligt war, kann vom Angebot ausgeschlossen werden, wenn sich der Vorteil nicht ausgleichen lässt (BöB Art. 14 Abs. 1; IVöB Art. 14 Abs. 1).

Wenn du eingeladen wirst

Die Auftraggeberin schreibt dich direkt an und gibt dir die Unterlagen ab. Die Frist beträgt in der Regel mindestens 20 Tage; bei weitgehend standardisierten Leistungen kann sie auf nicht weniger als 5 Tage verkürzt werden (BöB Art. 46 Abs. 4; IVöB Art. 46 Abs. 4). Beim Bund kann die Auftraggeberin auf Eignungskriterien verzichten, weil sie selbst auswählt, wer teilnimmt (Leitfaden zum Einladungsverfahren des Bundesamts für Bauten und Logistik, Version vom 17. April 2025, Kapitel III.1). Die Teilnahmebedingungen gelten trotzdem (BöB Art. 26 Abs. 1; IVöB Art. 26 Abs. 1).

Bei Kantonen und Gemeinden öffnen mindestens zwei Vertreter die Angebote und führen ein Protokoll, das du spätestens nach dem Zuschlag auf Verlangen einsehen kannst (IVöB Art. 37). Beim Bund nennt das Gesetz die Öffnung durch zwei Vertreter nur für das offene und das selektive Verfahren (BöB Art. 37 Abs. 1). Ob es im Einladungsverfahren ein Protokoll braucht, lässt sich dem Gesetz nicht entnehmen; der Leitfaden empfiehlt eines (Kapitel III.4).

Zuschlag und Beschwerde

Die Auftraggeberin eröffnet den Zuschlag durch Veröffentlichung oder individuelle Zustellung (BöB Art. 51 Abs. 1; IVöB Art. 51 Abs. 1). Beim Bund wird er im Einladungsverfahren den teilnehmenden Anbieterinnen schriftlich eröffnet (Botschaft zum BöB, BBl 2017 1851, S. 1969). Kommt zuerst nur eine formlose Mitteilung, etwa per E-Mail, läuft die Beschwerdefrist von 20 Tagen noch nicht (BöB Art. 56 Abs. 1); du kannst dann innert der dort gesetzten Frist eine anfechtbare Verfügung verlangen (Leitfaden, Kapitel III.6 und III.8).

Beim Bund ist die Beschwerde im Einladungsverfahren nur bei Lieferungen und Dienstleistungen zulässig, und ausserhalb des Staatsvertragsbereichs kann mit ihr nur festgestellt werden, dass eine Verfügung Bundesrecht verletzt (BöB Art. 52 Abs. 1 und 2). Bei Kantonen und Gemeinden ist sie mindestens ab dem für das Einladungsverfahren massgebenden Auftragswert beim kantonalen Verwaltungsgericht zulässig (IVöB Art. 52 Abs. 1).

Findest du in den Unterlagen einen Mangel, etwa bei der Gewichtung der Kriterien, kannst du nach der IVöB nicht schon die Einladung anfechten. Den Mangel bringst du in der Beschwerde gegen den nächsten anfechtbaren Entscheid vor, meist den Zuschlag (BGE 152 II 325 E. 3.3.2). Bei einer öffentlichen Ausschreibung ist das anders (IVöB Art. 53 Abs. 2). Melde Bedenken trotzdem früh und schriftlich: Das Bundesgericht behält den Grundsatz von Treu und Glauben vor (E. 1.1.3 und 3.4.2).