Enregistrer, offres et tableau

Comment faire

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   Enregistrer

   Avec « Enregistrer » sur une carte ou sur la page d'un appel d'offres, il arrive sous Enregistrés. Pour les appels d'offres enregistrés encore ouverts, un rappel arrive 7, 2 et 1 jours avant le délai de remise. En plus, une notification et un e-mail rappellent 3 et 1 jours avant le délai pour les questions et les rendez-vous que l'appel d'offres déclare obligatoires, par exemple une visite des lieux.

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   Préparer une offre

   Sur la page d'un appel d'offres, choisissez « Préparer une offre », sous Enregistrés « Reprendre dans les offres ». L'appel d'offres figure alors sous Offres, avec délai, voie de dépôt et points de contrôle.

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   Saisir un appel d'offres propre

   Une invitation, une demande d'une entreprise générale ou un mandat hors simap se saisit sous Offres avec « Saisir un appel d'offres propre » : un titre et, si vous les connaissez, adjudicateur, délai de remise, lieu, canton et provenance. L'entrée fonctionne comme toute offre, avec tableau, rappels de délai, tâches, justificatifs et abonnement d'agenda. Seule votre équipe la voit.

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   Quatre étapes jusqu'au dépôt

   La page d'une offre guide à travers Documents, Décider, Préparer et Remettre : où obtenir les documents, les points de contrôle et les critères de la publication, les données de l'entreprise et les références à copier, une page de garde pour l'enveloppe et la voie de dépôt. Avec Pro, TEXFY préremplit sous « Formulaires de l'adjudicateur » les formulaires PDF et Word des documents téléversés avec les données de votre entreprise : vous vérifiez chaque proposition et téléchargez une copie, l'original reste inchangé. S'y ajoutent la liste des endroits qui demandent une signature et le dossier de signatures, un PDF avec exactement ces pages à imprimer, signer et scanner. La signature revient à une personne habilitée ; TEXFY ne remplit aucune signature et ne dépose rien.

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   Statut dans le tableau

   Le tableau montre les offres dans les colonnes Nouveau, À examiner, En préparation, Déposée et Terminées. Glissez une carte dans la colonne de l'étape suivante ou choisissez « Déplacer » sur la carte. Les autres changements se corrigent sur la page de l'offre.

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   Travailler en équipe

   Chaque offre peut être attribuée à une personne ; elle reçoit alors une notification et un e-mail avec le délai et le lien. S'y ajoutent des tâches avec échéance, une note interne et, si vous le souhaitez, votre propre montant d'offre. L'historique montre statuts, tâches, commentaires et critères.

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   Mes tâches

   Vous créez les tâches dans une offre sous « Tâches de l'équipe », avec une date ou avec « Ou jours avant le délai » : l'échéance suit alors le délai s'il change. « Mes tâches » sous Mon travail montre vos tâches ouvertes de toutes les offres, la prochaine échéance en premier ; avec « Fait », vous en cochez une directement. Les tâches faites indiquent qui les a faites et quand.

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   Clôture et résultat

   Sous « Clôturer avec le résultat » sur la page de l'offre, vous choisissez après le dépôt Remportée, Non remportée ou Interrompue, en préparation aussi « Renoncé ou retiré », et si vous le souhaitez une raison et une note ; les deux figurent ensuite comme votre commentaire sur l'offre. Si simap publie une adjudication, l'offre reprend le résultat ou vous demande de le confirmer ; en cas d'interruption ou de révocation, elle fixe le statut elle-même. Vous pouvez corriger le statut à tout moment, la correction figure dans l'historique des statuts.

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   Bilan

   La vue « Bilan » sous Offres montre votre taux d'adjudication, les résultats et la valeur des offres remportées, par année et par prestation ; vos propres appels d'offres ont leur propre ligne. Le taux divise les offres remportées par les offres remportées et non remportées ; la valeur vient de votre propre montant d'offre.

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