Gemeindesoftware (Gesamtlösung)

Justification

Gestützt auf Art. 21 Abs. 2 lit. d IVöB wird der Auftrag für die Einführung der Gemeindesoftware für die hoheitlichen Kernbereiche der Gemeinde (Steuerregister, Einwohnerregister, Lohnverarbeitung sowie Finanz- und Rechnungswesen), freihändig vergeben. Die bisher ein-gesetzte Geschäftsapplikation wird nicht weiterentwickelt und erreicht absehbar das Ende ihres Lebenszyklus. Ein im Jahr 2025 eingeleitetes Migrationsprojekt zur Einführung einer Nachfolgelösung musste abgebrochen werden, nachdem sich im Rahmen der Integrations- und Funktionstests gezeigt hatte, dass wesentliche vertraglich zugesicherte Funktionalitäten nicht in betriebsfähiger Weise bereitgestellt werden konnten. Für die gewählte Lösung lagen entsprechende vertragliche Zusicherungen vor. Die Verzögerung beruht somit auf Umständen, die ausserhalb des Einfluss- und Verantwortungsbereichs der Auftraggeberin liegen und nicht vorhersehbar waren. Aufgrund des Abbruchs des Migrationsprojekts ist ein erheblicher Zeitverlust eingetreten. Ein stabiler und rechtskonformer Betrieb der Systeme für Steuerregister, Einwohnerregister, Lohnverarbeitung sowie Finanz- und Rechnungswesen muss spätestens per 1. Januar 2027 sichergestellt sein. Diese Systeme betreffen zentrale hoheitliche Aufgaben der Gemeinde und sind für die gesetzeskonforme Aufgabenerfüllung unabdingbar. Eine Durchführung eines offenen, selektiven oder eines Einladungsverfahrens, selbst unter Anwendung verkürzter Fristen, würde angesichts der notwendigen Implementierungs-, Migrations- und Testphasen die fristgerechte Sicherstellung des Betriebs ernsthaft gefährden. Die Voraussetzungen von Art. 21 Abs. 2 lit. d IVöB (zwingende, nicht selbstverschuldete Dringlichkeit infolge unvorhersehbarer Ereignisse) sind erfüllt. Der Leistungsumfang beschränkt sich auf das zur Sicherstellung des rechtzeitigen und rechtskonformen Betriebs zwingend Erforderliche. Die Zuschlagserteilung erfolgt auf Basis der Erfüllung der definierten Musskriterien; die Request for Information (RFI, simap.ch-Nr. #29315-01) diente ausschliesslich der vorgängigen Marktabklärung und nicht als eigenständiges Zuschlags- oder Wettbewerbsverfahren. Die Anforderungen stehen in einem unmittelbaren sachlichen Zusammenhang mit dem Beschaffungsgegenstand und dienen ausschliesslich der Sicherstellung eines stabilen, rechtskonformen und fristgerechten Betriebs der hoheitlichen Kernsysteme per 1. Januar 2027. Angesichts des abgebrochenen Migrationsprojekts wurden die Musskriterien gezielt so ausgestaltet, dass Implementierungs-, Integrations- und Sicherheitsrisiken auf das zwingend erforderliche Mass reduziert werden. Die Vorgaben betreffend ISO-Zertifizierungen, Datenhaltung und Support in der Schweiz, integrierte Gesamtverantwortung („alles aus einer Hand“) sowie die vollständige funktionale Abdeckung der benötigten Module gewährleisten insbesondere klare Verantwortlichkeiten, geprüfte Sicherheitsstandards und eine hohe Terminsicherheit. Die Anforderung bestehender produktiver Referenzen im Kanton Solothurn ist sachlich begründet, da die Lösung die massgebenden kantonalen gesetzlichen Grundlagen, Prozesse und Schnittstellen bereits produktiv umsetzt. Dadurch werden Anpassungsaufwand, Rechtsunsicherheiten und Einführungsrisiken wesentlich reduziert. Die Anforderung eines integrierten Druck- und Versandservices dient der Minimierung daten-schutzrechtlicher Risiken, der Vermeidung zusätzlicher technischer Schnittstellen sowie der Sicherstellung klarer Verantwortlichkeiten. Angesichts der Verarbeitung besonders schützenswerter Personen- und Steuerdaten sowie der einzuhaltenden gesetzlichen Fristen ist eine durchgängige, sicherheitsgeprüfte Leistungserbringung erforderlich. Die Musskriterien sind verhältnismässig ausgestaltet und beschränken sich auf die zur Sicherstellung des rechtzeitigen und gesetzeskonformen Betriebs zwingend notwendigen Anforderungen. Massgeblich für den Zuschlag sind die nachgewiesene Produktreife, Terminsicherheit sowie die Fähigkeit der Anbieterin, die Systeme innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmen rechtskonform in Betrieb zu nehmen.