Die Kosten für einen «Orgelneubau in bestehendem Gehäuse» liegen für die ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee grundsätzlich ausserhalb ihrer finanziellen Möglichkeiten. Da die Firma Orgelbau Kuhn AG, Männedorf, über ein Legat verfügt, welches sie treuhänderisch verwaltet, ergab sich aber eine Möglichkeit zur Finanzierung. Die Orgelbau Kuhn AG prüfte das Projekt der ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee auf die Legatsbedingungen mit dem Resultat, dass das Projekt diese erfüllt und das Legat der ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee zugesprochen werden kann.
Der Vertrag zwischen der ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee und der Orgelbau Kuhn AG muss spätestens im September 2026 abgeschlossen werden, da die Steuerverwaltung des Kantons Zürich nach dem 1.1.2027 das Legat mit Erbschaftssteuern belegen wird. Die daraus entstehenden Mehrkosten wären für die ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee nicht tragbar, weshalb das Projekt diesfalls eingestellt werden müsste.
Die Berner Denkmalpflege bestätigte schriftlich, dass sie keine Vorbehalte gegen das Projekt hat.
Nach Art. 21 Abs. 2 Bst. h der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB; BSG 731.2-1 ) kann ein Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn der Auftraggeber Leistungen im Rahmen einer günstigen, zeitlich befristeten Gelegenheit zu einem Preis beschaffen kann, der erheblich unter den üblichen Preisen liegt. Diese Voraussetzungen sind im vorliegenden Fall gegeben: Aufgrund der Möglichkeit, das von der Zuschlagsempfängerin verwaltete Legat für die ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchsee verwenden zu können, reduzieren sich die Kosten für die ev.-ref. Kirchgemeinde Herzogenbuchseedie von CHF 1,5 Mio. auf netto CHF 610'000.00. Die Möglichkeit ist zeitlich befristet, da das Legat ab dem 1.1.2027 mit erheblichen Erbschaftssteuern belegt wird.