503089 530258 Workflow Antrag Nutzer an IMMO inkl. Raumprogramm

Justification

Gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB ist eine freihändige Vergabe im überschwelligen Bereich dann möglich, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich wäre, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Die Nutzendenanträge, welche bislang über das System GEKO (Geschäftskontrolle) abgewickelt wurden, müssen künftig über eine neue, zentrale Applikation bearbeitet werden. Das aktuell genutzte GEKO-System basiert auf SharePoint on-premises und wird von der OIZ bis Ende 2026 abgestellt. Um eine kontinuierliche und sichere Abwicklung der Nutzendenanträge sicherzustellen, ist der Übergang auf eine neue Plattform zwingend erforderlich. Die bestehende Webapplikation «Nutzendenportal» erfüllt alle Anforderungen für die Digitalisierung der Nutzendenanträge. Das Nutzendenportal integriert bestehende SAP-Prozesse nahtlos und erfüllt somit alle Anforderungen für die Digitalisierung der Nutzendenanträge. Mit dem vorliegenden Vorhaben wird die Funktionalität des Nutzendenportals erweitert. Ein Wechsel des Anbieters ist unverhältnismässig, da es substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Ein Anbieterwechsel würde erhebliche technische und wirtschaftliche Herausforderungen bedeuten. Damit verbunden wären zusätzliche Lizenzkosten, der Aufwand für eine manuelle Benutzerverwaltung, die Einrichtung neuer Schnittstellen zu Stammdatensystemen, die Einarbeitung der Mitarbeitenden in eine neue Applikation sowie die Anbindung von Folgeprozessen in SAP über zusätzliche Schnittstellen