Im Rahmen des Leistungsbezugs hat das Amt für zentrale Dienste der Bildungs- und Kulturdirektion erhebliche Eigenleistungen zur tiefen, spezifischen Integration in ihre Leistungserbringungskette zu Gunsten der Bildungsinstitute auf der Stufe Sek II im Kanton Bern erbracht. Zudem wurden Leistungen zur Anpassung von Layouts und Berichten durch die Bildungs- und Kulturdirektion vorgenommen. Eine Beurteilung des aktuellen Marktes an ITSM Lösungen hat ergeben, dass im Falle der Einführung einer anderen Lösung als der bestehen den Lösung ky2help diese erbrachten Leistungen in wesentlichem Umfang erneut zu erbringen wären, um den gleichen Grad an Integration erreichen zu können. Darüber hinaus entsteht der Bildungs- und Kulturdirektion durch eine alternative Lösung sowohl funktional wie finanziell keiner oder nur sehr geringer Mehrwert für die Leistungserbringung. Es ist aus diesem Grund nicht sinnvoll, ein anderes Produkt bzw. ein anderes Unternehmen mit der Produktbereitstellung zu beauftragen.
Gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. e der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 15.11.2019 kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Diese Voraussetzungen sind vorliegend erfüllt, es handelt sich bei der vorliegenden Beschaffung um Zusatzleistungen der Grundbeschaffung.