Gemäss Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, BSG 731.2-1) ist die freihändige Vergabe zulässig, wenn aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur ein Anbieter in Frage kommt, und es keine angemessene Alternative gibt.
Der Bedarf an Softwarelösungen für digitale Lesesäle in der öffentlichen Verwaltung der Schweiz ist relativ neu. Entsprechend existieren erst kürzlich entwickelte Standardsoftwarelösungen, die bislang noch nicht weit verbreitet sind. Eine vom Staatsarchiv des Kantons Bern durchgeführte Marktanalyse hat ergeben, dass einzig das Produkt «histify agora» der histify ag sämtliche als Muss-Kriterien definierten Systemanforderungen vollständig erfüllt.
Zum Produkt «histify agora» existiert momentan keine angemessene Alternative. Bei DLS-Produkten anderer Anbieter müssten verschiedene fehlende Funktionen zunächst individuell entwickelt werden, was mit erheblichen Zusatzkosten und zeitlichem Aufwand verbunden wäre. Darüber hinaus besteht bei solchen Weiter- oder Neuentwicklungen ein erhöhtes Risiko technischer Mängel oder unausgereifter Funktionalitäten. Gerade bei zentralen Systemfunktionen, die für den laufenden Betrieb essenziell sind, kann dieses Risiko nicht in Kauf genommen werden.