Gemäss Art. 21 Abs. 2 IVöB können Aufträge unter bestimmten Voraussetzungen unabhängig vom Schwellenwert im freihändigen Verfahren (ohne Ausschreibung) erteilt werden.
So kann ein Auftrag u.a. dann freihändig vergeben werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substantielle Mehrkosten mit sich bringen würde (Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB). Infolge der im 2021 bis 2023 durch die Polizeitechnik und -informatik Schweiz (PTI) durchgeführten Ausschreibung wurde das bernische Polizeikorps mit OD Bekleidung der B & T AG (Zuschlagsempfängerin) ausgerüstet.
Eine erneute Umrüstung der im Ordnungsdienst eingesetzten Mitarbeitenden auf ein anderes Bekleidungssystem wäre insbesondere aufgrund der bestehenden Ausrüstung, der erforderlichen Anpassung und Erprobung der Bekleidung sowie der damit verbundenen Ausbildung der Mitarbeitenden mit erheblichen organisatorischen und technischen Schwierigkeiten verbunden. Zudem würden durch die Umstellung auf ein anderes Bekleidungssystem erhebliche Zusatzkosten entstehen, namentlich für die Neubeschaffung und Anpassung der Ausrüstung sowie für die Schulung und Einarbeitung der Mitarbeitenden. Ein Wechsel der Anbieterin würde somit erhebliche Schwierigkeiten verursachen und substanzielle Mehrkosten nach sich ziehen. Unter diesen Umständen ist der Anbieterwechsel aus wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen nicht zweckmässig.
Ferner beträgt die Laufzeit eines Rahmenvertrags höchstens fünf Jahre (Art. 25 Abs. 3 IVöB). Mit der Vertragsverlängerung von PTI bis zum 31.12.2028 wird die maximale Höchstdauer des mit der Zuschlagsempfängerin abgeschlossenen Rahmenvertrags nicht überschritten.