P-SE-810.1 – Prolongation de la mise à disposition de la plateforme documentaire Mezzoteam

Justification

Les grands projets d’infrastructure ont des besoins spécifiques en termes de gestion documentaire : gestion de masse de circuits de validation automatisés, fonctionnement en métadonnées systématisé, intégration fine d’utilisateurs externes et gestion détaillée des accès, suivi forcé des observations et des indices de version, module pour la validation interne des factures, etc. Cependant, aucune solution de gestion documentaire répondant à de tels besoins n’est mise à disposition au sein de l’entreprise tl. Ainsi, afin de permettre à l’ensemble des parties prenantes, dans le cadre du projet du tramway, de collaborer sur une plateforme adaptée, les tl ont conclu un contrat en février 2018 avec l’entreprise Prosys, située à 92186 Antony Cedex – France, pour la mise à disposition du logiciel Mezzoteam. Cette entreprise, filiale du Groupe Infopro Digital, a depuis été renommée « Mezzoteam » et son siège est désormais à 94250 Gentilly – France. En raison de la prolongation du projet du tramway, les tl nécessitent d’acquérir des prestations complémentaires (prolongation des licences jusqu’à la fin du projet). Il n’est pas possible de changer le prestataire pour la fourniture de ces prestations complémentaires car : • La plateforme Mezzoteam constitue un outil central et critique pour la gestion documentaire du projet du tramway, couvrant l’ensemble des processus de validation, de traçabilité et de collaboration entre les nombreuses parties prenantes internes et externes. Elle garantit un référentiel commun fiable et structuré, essentiel à la bonne conduite du projet et permet la conformité aux exigences d’audit. • Un changement de solution impliquerait la migration de l’intégralité des données du projet (documents, historiques, métadonnées, workflows), la reconfiguration complète des circuits de validation et des règles de gouvernance documentaire et la formation de l’ensemble des utilisateurs internes et externes (mandataires, entreprises, etc.). • Un changement de solution entraînerait dès lors des surcoûts directs estimés à environ CHF 265'000.00, auquel s’ajouterait les surcoûts découlant d’une éventuelle interruption ou un décalage de planning, surcoût sans commune mesure avec le prix du marché que les tl entendent adjuger de gré à gré. • Par ailleurs, toute interruption ou modification du système documentaire à l’occasion d’un changement de solution entraînerait des perturbations majeures dans les processus opérationnels, avec des conséquences directes sur la qualité, les délais et la conformité des livrables, entrainant notamment, vu la phase active de réalisation du projet, un risque de décalage du planning pouvant atteindre 20 semaines et les coûts y relatifs. Le recours à un gré à gré exceptionnel en faveur du cocontractant actuel pour les prestations complémentaires requises constitue ainsi la seule solution adéquate pour garantir la continuité, la sécurité et la bonne exécution du projet.