Im Zusammenhang mit der Realisierung des Workplace 2024 (nunmehr DRIVE) vergab die Regierung in einem offenen Vergabeverfahren am 28. Februar 2023 im Los 1 den Auftrag für Implementierung und Betrieb von M365 über sechs Jahre an die Abraxas Informatik AG. Bereits im Projektauftrag vom 7. Juni 2022 waren weitere Beschaffungen vorgesehen, die nicht Bestandteil der Ausschreibung waren und in der Etappe 2 im Jahr 2025 umgesetzt werden sollen. Dies betrifft die Ergänzung des in Los 1 eingeführten Systems M365 mit weiteren M365 Funktionalitäten (z.B. Power Platform). Zudem erfolgt die Ablösung des Client-Managements und die Optimierung der Software-Verteilung mit Microsoft Intune.
Nach einer Vergabe im offenen oder selektiven Verfahren oder im Einladungsverfahren können gestützt auf Art. 21 Abs. 2 Bst. e der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (sGS 841.51; abgekürzt IVöB) Folgeaufträge zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen freihändig an die gleiche Anbieterin vergeben werden, wenn der Wechsel der Anbieterin aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist und ein Wechsel für den Auftraggeber erhebliche Schwierigkeiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Als technische Gründe werden das Erfordernis der Austauschbarkeit und Kompatibilität mit bspw. Software oder Anlagen aus der ursprünglichen Beschaffung genannt; mit zusätzlichen Leistungen sind Leistungen gemeint, die in der ursprünglichen Ausschreibung nicht enthalten waren (Art. XIII Abs. 1 Bst. c GPA). Diese Voraussetzungen sind vorliegend erfüllt. In einem offenen Verfahren wurde am 28. Februar 2023 der Zuschlag im Los 1 an die Abraxas Informatik für Einführung und Betrieb vom M365 erteilt (vgl. die Publikationen im Projekt 246318 auf der gemeinsam von Bund und Kantonen betriebenen Internetplattform für öffentliche Beschaffungen simap.ch). Ein Wechsel der Anbieterin für die Erweiterung der bereits eingeführten Funktionalitäten von M365 um die Power Platform wie auch für das Client Management und die Softwareverteilung ist aus technischen und organisatorischen Gründen praktisch ausgeschlossen und würde erhebliche Mehrkosten nach sich ziehen.