Merken, Angebote und Board

So geht's

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   Speichern

   Mit «Speichern» auf einer Karte oder auf der Seite einer Ausschreibung landet sie unter Gespeichert. Für offene gespeicherte Ausschreibungen kommt 7, 2 und 1 Tage vor der Einreichungsfrist eine Erinnerung. Dazu erinnern eine Mitteilung und eine E-Mail 3 und 1 Tage vorher an die Frist für Fragen und an Termine, die die Ausschreibung obligatorisch nennt, etwa eine Begehung.

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   Angebot vorbereiten

   Auf der Seite einer Ausschreibung wählst du «Angebot vorbereiten», unter Gespeichert «In Angebote übernehmen». Die Ausschreibung steht dann unter Angebote, mit Frist, Einreichungsweg und Prüfpunkten.

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   Eigene Ausschreibung erfassen

   Eine Einladung, eine Anfrage eines Generalunternehmers oder einen Auftrag ausserhalb von simap erfasst du unter Angebote mit «Eigene Ausschreibung erfassen»: einen Titel und, soweit bekannt, Auftraggeber, Eingabefrist, Ort, Kanton und Herkunft. Der Eintrag läuft wie jedes Angebot, mit Board, Fristerinnerungen, Aufgaben, Nachweisen und Kalender-Abo. Nur dein Team sieht ihn.

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   In vier Schritten zur Abgabe

   Die Seite eines Angebots führt durch Unterlagen, Entscheiden, Zusammenstellen und Einreichen: wo es die Unterlagen gibt, die Prüfpunkte und Kriterien aus der Publikation, Firmendaten und Referenzen zum Kopieren, ein Couvert-Deckblatt und der Einreichungsweg. Mit Pro füllt TEXFY unter «Formulare der Vergabestelle» die PDF- und Word-Formulare aus den hochgeladenen Unterlagen mit euren Firmendaten vor: Du prüfst jeden Vorschlag und lädst eine Kopie herunter, das Original bleibt unverändert. Dazu kommen die Liste der Stellen, die eine Unterschrift verlangen, und das Unterschriftenpaket, ein PDF mit genau diesen Seiten zum Drucken, Unterschreiben und Einscannen. Unterschreiben muss eine berechtigte Person; TEXFY füllt keine Unterschrift aus und reicht nichts ein.

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   Status im Board

   Das Board zeigt die Angebote in den Spalten Neu, Prüfen, In Vorbereitung, Eingereicht und Abgeschlossen. Zieh eine Karte in die Spalte des nächsten Schritts oder wähle bei der Karte «Verschieben». Andere Wechsel korrigierst du auf der Seite des Angebots.

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   Im Team arbeiten

   Jedes Angebot lässt sich einer Person zuweisen; sie erhält dazu eine Mitteilung und eine E-Mail mit Frist und Link. Dazu kommen Aufgaben mit Fälligkeit, eine interne Notiz und, wenn ihr wollt, euer eigener Angebotswert. Der Verlauf zeigt Status, Aufgaben, Kommentare und Kriterien.

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   Meine Aufgaben

   Aufgaben legt ihr im Angebot unter «Aufgaben im Team» an, mit Termin oder mit «Oder Tage vor der Frist»: Dann rückt die Fälligkeit mit, wenn sich die Frist ändert. «Meine Aufgaben» unter Meine Arbeit zeigt deine offenen Aufgaben aus allen Angeboten, die nächste Fälligkeit zuerst; mit «Erledigt» hakst du eine direkt ab. Erledigte Aufgaben zeigen, wer sie wann erledigt hat.

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   Abschliessen und Ergebnis

   Unter «Abschliessen mit Ergebnis» auf der Seite des Angebots wählst du nach der Eingabe Gewonnen, Nicht gewonnen oder Abgebrochen, in Vorbereitung auch «Verzichtet oder zurückgezogen», dazu wenn du willst einen Grund und eine Notiz; beides steht danach als dein Kommentar beim Angebot. Publiziert simap einen Zuschlag, übernimmt das Angebot das Ergebnis oder bittet dich, es zu bestätigen; bei einem Abbruch oder Widerruf setzt es den Status selbst. Korrigieren kannst du den Status jederzeit, die Korrektur steht im Statusverlauf.

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   Auswertung

   Die Ansicht «Auswertung» unter Angebote zeigt eure Zuschlagsquote, die Ergebnisse und den Wert der gewonnenen Angebote nach Jahr und Leistung; eigene Ausschreibungen stehen in einer eigenen Zeile. Die Quote teilt die gewonnenen durch die gewonnenen und nicht gewonnenen Angebote, der Wert kommt aus eurem eigenen Angebotswert.

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