Offen · noch 33 TageBerichtigt

Dienstleistung

(26067) 420 Interkulturelles Dolmetschen für Asylsuchende

Beschaffungsstelle: Staatssekretariat für Migration

Berichtigte Publikation

Geändert laut simap: Einreichungsweg, Einreichungsfrist

Bemerkung der Vergabestelle

Gegen die Ausschreibung (26067) 420 Interkulturelles Dolmetschen für Asylsuchende, # 40354 vom 14.07.2026 mit Frist für die Angebotseingabe bis am 31.08.2026 ist eine Beschwerde vor Bundesverwaltungsgericht eingegangen. Ungeachtet des Beschwerdeverfahrens hat die inzwischen durchgeführte Fragerunde einen Berichtigungs- und Präzisierungsbedarf bei den Ausschreibungsunterlagen ergeben.

Da ein Widerruf der Eingabefrist auf simap.ch technisch nicht möglich ist, wird die obgenannte Frist stattdessen auf den 14.12.2026 verschoben. Das Vergabeverfahren wird somit unterbrochen. Bitte reichen Sie uns deshalb bis auf Weiteres kein Angebot ein. Informationen zum weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens folgen nach Abschluss der Überarbeitung der Unterlagen oder gemäss allfälligen Anweisung des Gerichts.

Erstmals publiziert am 14.07.2026. Massgebend ist die aktuelle Fassung auf simap.ch.

Auf einen Blick

Frist: 14.12.2026, 23:59noch 33 Tage
Ort: Schweizweit
Art: Dienstleistung
Verfahren: Offenes Verfahren
Gewichtung Zuschlag: Je Los verschieden
Eignung: 266 Kriterien 266 Nachweise
Begehung: Nicht angegeben

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Publikation berichtigtBeachten
Die Vergabestelle hat Angaben geändert. Massgebend ist die aktuelle Fassung.
Aus «Berichtigung»
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KI-Zusammenfassung

Pro

Mit Pro fasst eine KI diese Ausschreibung zusammen: Leistungen, Anforderungen, Bedingungen, Termine und Zuschlagskriterien, mit Kennzahlen, Zeitstrahl und Gewichtung und jeweils dem wörtlichen Beleg aus der Publikation.

So ist eine KI-Zusammenfassung aufgebaut

Kurzfassung
Leistungen
Anforderungen
Bedingungen
Termine
Zuschlagskriterien

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Was wird beschafft?

Leistungsumfang

Sprache der Publikation

Während des Asylverfahrens sind die Asylsuchenden in den Bundesasylzentren untergebracht. Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Herkunftssprachen der Asylsuchenden kommt es im Alltag sowie insbesondere bei medizinischen Terminen häufig zu Verständigungsschwierigkeiten. Um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen, setzt das SEM interkulturelle Dolmetschende ein.

Mit dieser Ausschreibung sucht das SEM Vermittlungsstellen, die geeignete interkulturelle Dolmetschende zur Verfügung stellen.

Leistungsumfang der Lose

Los 1 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französischanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 1
Los 2 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 2
Los 3 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Bern - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 3
Los 4 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 4
Los 5 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienischanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 5
Los 6 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 6
Los 7 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 7
Los 8 – Dolmetschen vor Ort in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französischanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 8
Los 9 – Dolmetschen vor Ort in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 9
Los 10 – Dolmetschen vor Ort in der Region Bern - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 10
Los 11 – Dolmetschen vor Ort in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 11
Los 12 – Dolmetschen vor Ort in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienischanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 12
Los 13 – Dolmetschen vor Ort in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 13
Los 14 – Dolmetschen vor Ort in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutschanzeigenausblenden
Vgl. Ziff. 3.2. und 3.3. des Pflichtenhefts.
Angaben zu Los 14

Eckdaten, Codes und Optionen

Auftragsart: Dienstleistung
Verfahren: Offenes Verfahren
Gewerke: Nicht aus den verfügbaren Publikationsdaten ersichtlich.
CPV: CPV 79540000 – Dolmetscherdienste
Optionen: Pro Los angegeben, siehe Lose
Varianten: Pro Los angegeben, siehe Lose
Teilangebote: Pro Los angegeben, siehe Lose
14 Lose: Los 1 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch
Los 2 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Los 3 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch
Los 4 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch
Los 5 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch
Los 6 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Los 7 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Los 8 – Dolmetschen vor Ort in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch
Los 9 – Dolmetschen vor Ort in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Los 10 – Dolmetschen vor Ort in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch
Los 11 – Dolmetschen vor Ort in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch
Los 12 – Dolmetschen vor Ort in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch
Los 13 – Dolmetschen vor Ort in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Los 14 – Dolmetschen vor Ort in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Einordnung von TEXFY: Produkte, Anlagen, Mengen, technische Spezifikationen und Ausschlüsse sind keine strukturierten Felder der Publikation. TEXFY wertet den Freitext dazu nicht aus: im Originaltext und in den Ausschreibungsunterlagen prüfen.

Termine

Veröffentlicht: 20.08.2026 (erstmals 14.07.2026)
Fragen bisvorbei: 07.08.2026
Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese anonymisiert ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die Anbieter werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.
Einreichungsfristals Nächstes: 14.12.2026, 23:59
Angebot gültig: 180 Tage nach der Frist

Einreichung & Unterlagen

Laut simap-Angaben. Wir reichen nichts für dich ein.

Digital über simap.ch
Nach dem Einreichen kann das Angebot auf simap.ch nicht mehr geändert werden.
Quelle: simap-Angaben
Auf simap einreichen(öffnet in neuem Tab)

Ausschreibungsunterlagen: Unterlagen auf simap.ch (nach Anmeldung)

Angebotssprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch
Sprache der Unterlagen: Deutsch, Französisch
Ausschreibungsunterlagen sind in Deutsch und teilweise in Französisch erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend.
Kosten der Unterlagen: Keine Kosten
Fragen an die Vergabestelle: Über das Frageforum auf simap.ch (Anmeldung als Anbieter nötig). Zur offiziellen Ausschreibung (simap.ch, öffnet in neuem Tab)TEXFY sendet keine Fragen. Die Fristen der Fragerunden stehen unter «Termine».

Teilnahme & Zuschlag

Laut Quelle in den Unterlagen: Inhalt nur in den AusschreibungsunterlagenIn den Ausschreibungsunterlagen: Teilnahmebedingungen.

Abkürzungen der Publikation: EK = Eignungskriterium, ZK = Zuschlagskriterium.

Teilnahme & Eignung

Muss-Kriterien: Wer eines nicht erfüllt oder den verlangten Nachweis nicht beilegt, scheidet aus, bevor die Angebote bewertet werden.

Eignungskriterien stehen je Los: Los 1, Los 2, Los 3, Los 4, Los 5, Los 6, Los 7, Los 8, Los 9, Los 10, Los 11, Los 12, Los 13, Los 14.

Zuschlagskriterien

So werden die gültigen Angebote verglichen: Jedes Kriterium zählt mit seiner Gewichtung, das Angebot mit den meisten Punkten erhält den Zuschlag.

Zuschlagskriterien stehen je Los: Los 1, Los 2, Los 3, Los 4, Los 5, Los 6, Los 7, Los 8, Los 9, Los 10, Los 11, Los 12, Los 13, Los 14.

Bedingungen

Regeln für Angebot und Auftrag, zum Beispiel ob Bietergemeinschaften oder Subunternehmer erlaubt sind und wie bezahlt wird.

10 Bedingungen

Bietergemeinschaften: Erlaubt
Nimmt der Anbieter als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, muss er eine Unternehmung bezeichnen, welche die Federführung (Stellvertretung, Koordination) übernimmt. Der Anbieter führt alle Beteiligten mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
Die charakteristische Leistung ist grundsätzlich von einem der Konsortialmitglieder zu erbringen.
Subunternehmer: Erlaubt
Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
Dialog: Nicht vorgesehen
Sicherheitsleistungen und Garantien: Keine.
Zahlungsbedingungen: 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung mittels E-Rechnung vorausgesetzt.
Informationen der Bundesverwaltung zur E-Rechnung finden Sie auf folgender Webseite: https://www.efv.admin.ch/efv/de/home/efv/erechnung/aktuell.html
Weitere Vorgaben gemäss Ziff. 3.4.3.
Im Angebotspreis enthaltene Kosten: Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF) und exkl. MwSt. auszuweisen. Der Preis exkl. MwSt. beinhaltet insbesondere Versicherung, Spesen, Sozialabgaben etc.
Weitere Vorgaben vgl. auch Ziff. 6.2.
Geschäftsbedingungen: Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024)
Abrufbar unter: https://www.bkb.admin.ch/de/agb-des-bundes
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1), vgl. Anhang 11.
Sonstige Anforderungen: Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.
Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
Anbieter aus Staaten ausserhalb des WTO-Übereinkommens: Keine.
Weitere Angaben zu den Bedingungen: Die in Anhang 1 aufgeführten Teilnahmebedingungen müssen vollständig und ohne Einschränkung oder Modifikation erfüllt und nachgewiesen werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

Einzureichende Unterlagen

Nur Nachweise, die die Publikation selbst nennt. Diese Belege gehören ins Angebot. Die Ausschreibungsunterlagen können weitere verlangen.

266 Nachweise laut Publikation

Los 1 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 1 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 1 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 1 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 1 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 1 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 1 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 1 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 1 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 1 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 1 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 2 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 2 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 2 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 2 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 2 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 2 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 2 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 2 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 2 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 2 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 3 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 3 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 3 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 3 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 3 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 3 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 3 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 3 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 3 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 3 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 4 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 4 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 4 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 4 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 4 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 4 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 4 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 4 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 4 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 4 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 5 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 5 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 5 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 5 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 5 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 5 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 5 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 5 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 5 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 5 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 6 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 6 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 6 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 6 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 6 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 6 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 6 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 6 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 6 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 6 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 7 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 7 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 7 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 7 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 7 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 7 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 7 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 7 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 7 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 7 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 8 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 8 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 8 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 8 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 8 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 8 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 8 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 8 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 8 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 8 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 9 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 9 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 9 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 9 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 9 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 9 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 9 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 9 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 9 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 9 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 10 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 10 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 10 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 10 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 10 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 10 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 10 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 10 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 10 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 10 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 11 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 11 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 11 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 11 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 11 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 11 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 11 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 11 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 11 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 11 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 12 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 12 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 12 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 12 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 12 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 12 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 12 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 12 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 12 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 12 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 13 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 13 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 13 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 13 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 13 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 13 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 13 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 13 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 13 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 13 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
Los 14 · Eignung · EK 02 Kapazitätsanforderung
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
Los 14 · Eignung · EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
Los 14 · Eignung · EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
- des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
- der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
- der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
Los 14 · Eignung · EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 14 · Eignung · EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
Los 14 · Eignung · EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 08 Interessenskonflikte
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 12 Annullationsbestimmungen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
Los 14 · Eignung · EK 14 Sitz in der Schweiz
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
Los 14 · Eignung · EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
Los 14 · Eignung · EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Los 14 · Eignung · EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.

Begriffe wie Eignungskriterien, Selbstdeklaration oder Referenz erklärt das Glossar. Zum Glossar

Lose (14)

Los 1 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 2 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 3 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 4 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 5 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 6 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 7 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
45 %max. 450 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
10 %max. 100 Punkte
Angebot von Videodolmetschen
ZK04
10 %max. 100 Punkte
Spontane Verbindung
ZK05
10 %max. 100 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 8 – Dolmetschen vor Ort in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 9 – Dolmetschen vor Ort in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 10 – Dolmetschen vor Ort in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 11 – Dolmetschen vor Ort in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 12 – Dolmetschen vor Ort in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 13 – Dolmetschen vor Ort in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.
Los 14 – Dolmetschen vor Ort in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch
Auftragsart
Dienstleistung
Ort
Bei Telefon-/Videoverdolmetschung ggf. weitere Länder, soweit die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetztes gewährleistet bleibt.
Vertrag
01.01.2027 bis 31.12.2031
Ausführung
Voraussichtlich: 01.01.2027, Ende: 31.12.2031 (vgl. Ziff. 3.3.4 im Pflichtenheft)
Optionen
Vorgesehen
Alle Leistungen werden optional vergeben.
Varianten
Nicht zugelassen
Teilangebote
Zugelassen
Teilangebote innerhalb eines Loses sind nicht zugelassen.
Verlängerung des Vertrags
Nicht vorgesehen
Beschreibung
Im Originaltext unter «Leistungsumfang»
Eignungskriterien
EK 01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Finanzen – ob dein Betrieb finanziell gesund und ausreichend versichert ist, etwa mit Betreibungsauszug und Versicherungsnachweis.
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
Hinweis für Anbieterinnen als Bietergemeinschaft:
Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, ist auf Aufforderung hin von allen einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft ein jeweils sie betreffender Betreibungsregisterauszug – nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung – einzureichen oder, sofern sie ihren Sitz im Ausland haben, eine vergleichbare aktuelle amtliche Urkunde des Auslandes.
EK 02 Kapazitätsanforderung
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin muss für jedes angebotene Los mindestens folgende Anzahl vermittelter Einsatzstunden pro Jahr garantieren können:
Los 1: 3'900 h / Los 2: 2'500 h / Los 3: 1'800 h / Los 4: 2'700 h / Los 5: 1’340 h / Los 6: 660 h /
Los 7: 2'000 h / Los 8: 1'300 h / Los 9: 800 h / Los 10: 600 h / Los 11: 900 h / Los 12: 470 h /
Los 13: 230 h / Los 14: 700 h
Bietet eine Anbieterin mehrere Lose an, muss sie die kombinierte Mindestkapazität der entsprechenden Lose erfüllen, um für alle angebotenen Lose einen Zuschlag zu erhalten. Zum Ablauf bei der Zuschlagserteilung vgl. Ziff. 3.3.3 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Selbstdeklaration im Anhang 1.
Hinweis:
Das SEM behält sich vor, die genannten Zahlen zu plausibilisieren durch geeignete öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Statistik von INTERPRET) und / oder das Einverlangen zusätzlicher Nachweise (z.B. Geschäftsberichte, Statistiken, Vorgehenskonzepte).
EK 03 Nachweis Vermittlungstätigkeit
Auf Anfrage weist die Anbieterin eine mindestens dreijährige (Zeitpunkt Angebotseingabe) Vermittlungstätigkeit im Bereich des interkulturellen Dolmetschens aus.
Nachweis
z.B. Geschäftsberichte oder Mitgliedschaften.
Nur auf Anfrage der Auftraggeberin einzureichen.
EK 04 Personelle Ressourcen Dolmetschende
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
Die Anbieterin verfügt über ein genügend grosses Netzwerk an Dolmetschenden, um den Auftrag gemäss Pflichtenheft erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit nachvollziehbarer Dokumentation:
des bestehenden Netzwerks (mit welchen Vermittlungsstellen oder anderen Institutionen/Unternehmern wird zusammengearbeitet).
der Anzahl Dolmetschenden, welche in einem Arbeitsverhältnis sind.
der angebotenen Sprachen (Anzahl und Nennung).
EK 05 Ansprechperson für Vertragsabwicklung (SPOC)
Die Anbieterin verfügt pro Los über eine verantwortliche Ansprechperson (Single Point of Contact, SPOC) inkl. Stellvertretung. Diese ist für grundsätzliche Fragen der Vertragsabwicklung sowie für die Behandlung und Eskalation von Problemen zuständig und verfügt über die erforderliche Entscheidungskompetenz.
Die Ansprechperson muss in einer Amtssprache schriftlich und mündlich kommunizieren können und an Arbeitstagen zwischen 9:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 06 Ansprechperson für Vermittlungen
Für jedes angebotene Los stellt die Anbieterin eine zuständige Ansprechperson inkl. Stellvertretung zur Verfügung, die Aufträge und Anfragen rund um die Vermittlung entgegennimmt und bearbeitet.
Die jeweilige Ansprechperson muss in der angebotenen Amtssprache (Losabhängig) schriftlich und mündlich auf mind. Niveau B2 kommunizieren können und von Mo-Fr zwischen 09:00 und 17:00 erreichbar sein.
Mehrfachnennung: Eine Person darf für mehrere Lose als Ansprechperson für Vermittlungen benannt werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1 mit Angabe von Name und Vorname, Funktion, vollständigen Kontaktdaten sowie der benannten Stellvertretung des SPOC.
EK 07 Ersatz von Ansprechpersonen
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 08 Interessenskonflikte
Während der Dauer der Zusammenarbeit übernimmt die Anbieterin keine Mandate, die den Interessen der Auftraggeberin oder dem Zweck des vorliegenden Vertrags zuwiderlaufen könnten. Die Anbieterin erklärt, dass bezüglich früherer Mandate keine solchen Interessenskonflikte bestehen. Sie verpflichtet sich, die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren, wenn sich ein Interessenkonflikt oder eine Situation, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, abzeichnen sollte.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 09 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Kapazität – ob du genug Personal, Maschinen und Mittel für den Auftrag hast.
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2024),
ergänzt durch die Standardbestimmungen zur Informationssicherheit ohne Bezug zu Informatikmitteln des Bundes mit Abgabe von Bundesgeräten (H1).
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 10 Akzeptanz der Vorgaben zur Rechnungsstellung
Die Anbieterin bestätigt, die Rechnungen gemäss Vorgaben in Ziff. 3.4.3 des Pflichtenhefts, Ziff. 9 des Vertrags sowie darin genannten Anhängen vorbehaltslos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 11 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang Nr. 2a resp. 2b vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 12 Annullationsbestimmungen
Die Anbieterin akzeptiert die Annullationsbestimmungen gemäss Ziff. 3.4.4 des Pflichtenhefts oder bietet für das SEM günstigere Bedingungen an (vgl. ZK 05 bzw. ZK 03).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 13 Qualitätsmanagementsystem
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Die Anbieterin hat nachzuweisen, dass sie – sowie allfällige Subunternehmer – über ein eingeführtes, wirksam umgesetztes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt. Das QMS muss mindestens die folgenden Bereiche abdecken:
- Einsatzvermittlung
- Erbringung der Dolmetschleistungen
- Auswahl, Qualifikation (Aus- und Weiterbildungen) sowie fachliche Begleitung der Dolmetschenden
- Prozesse und Abläufe, insbesondere im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation auf maximal 3 Seiten, welche
- die Struktur, Funktionsweise und Überprüfungsmechanismen des Qualitätsmanagementsystems beschreibt.
- allfällig bestehende Zertifizierungen (z. B. ISO-Normen) vollständig und korrekt aufführt.
- die wesentlichen Qualitätsmassnahmen pro Bereich anhand mindestens eines praxisnahen Beispiels darstellt, das zeigt, wie diese Massnahmen im operativen Alltag umgesetzt werden.
Die Auftraggeberin ist berechtigt, zusätzliche Unterlagen und Nachweise (z. B. QMS-Konzepte, Zertifikate, Prozessbeschreibungen) jederzeit einzufordern.
Hinweis:
Die gesamte Leistungserbringung muss einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) unterliegen. Dies gilt unabhängig davon, welches Mitglied einer Bietergemeinschaft welchen Leistungsanteil erbringt. Die Anbieterin hat sicherzustellen, dass sämtliche Mitglieder die QMS‑Vorgaben vollständig einhalten und deren Umsetzung nachweislich gewährleistet ist.
EK 14 Sitz in der Schweiz
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Subunternehmer – wie viel der Leistung du an andere Firmen weitergeben darfst.
Anbieterin, Angestellte, Subunternehmen, sowie weitere beigezogene Dritte haben Sitz in der Schweiz. Abweichungen davon sind nur so weit mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz vereinbar zulässig. (vgl. Art. 14 ff. DSG).
Nachweis
Angaben zum Sitz.
Für Anbieterinnen ohne Sitz in der Schweiz können zusätzliche Nachweise insb. zur Vereinbarkeit mit der Schweizer Datenschutzgesetzgebung eingefordert werden.
EK 15 Datenschutz Telefon- und Videodolmetschen
Die Datenschutzbestimmungen gemäss Pflichtenheft, Ziffer 3.2.7, werden vollumfänglich eingehalten. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass die Anonymität der betroffenen Personen gewahrt bleibt, indem keine Namen genannt oder weitergegeben werden. Ebenso werden die geltenden Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten strikt beachtet.
Es wird empfohlen die gesamte Kommunikation durchgängig Ende-zu-Ende zu verschlüsseln, sodass ein hohes Mass an Datensicherheit gewährleistet ist.
Sofern Dolmetschleistungen per Video angeboten werden, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Videofunktion bei Bedarf zu deaktivieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 16 Datenschutz Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Personal – wie qualifiziert und erfahren die Personen sind, die den Auftrag ausführen, etwa die Projektleitung.
Gilt nur, falls die Anbieterin die Buchungen über eine online Plattform bearbeitet.
Die Online-Buchungsplattform muss webbasiert und über eine gängige, aktuelle Browserumgebung zugänglich sein. Das Hosting hat in einer sicheren IT-Umgebung zu erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
Der Zugang zur Plattform ist ausschliesslich registrierten und berechtigten Nutzerinnen und Nutzern vorbehalten und erfolgt über ein personalisiertes, gültiges Login-Verfahren.
Nachweis
Konzept und Erklärung der Online-Buchungsplattform (siehe ZK 02).
EK 17 Störungen bei der Nutzung der Buchungsplattform
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Service – Unterhalt, Garantie und Erreichbarkeit nach der Ausführung.
Die Anbieterin stellt sicher, dass die folgenden Mindestanforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung erfüllt sind:
· Verfügbarkeit: mindestens 99.5 % pro Kalendermonat während der Kernbetriebszeiten (Montag bis Freitag, 07:00–22:00 Uhr), exklusive angekündigter Wartungsfenster.
· Recovery Time Objective (RTO): Wiederherstellung der vollen Betriebsbereitschaft innert 4 Stunden nach einem ungeplanten Ausfall.
· Recovery Point Objective (RPO): Maximaler Datenverlust von 1 Stunde.
Die Anbieterin regelt die Einhaltung dieser Werte vertraglich mit seinem Hosting-Anbieter bzw. SaaS-Provider. Der Verantwortliche kann jederzeit Einsicht in die vereinbarten Service Levels und deren Einhaltung verlangen. Ungeplante Unterbrüche, die die Bearbeitung von Personendaten des Verantwortlichen beeinträchtigen, sind dem Verantwortlichen unverzüglich zu melden.
Die Anbieterin gewährleistet zudem einen Nutzersupport und bietet eine alternative Buchungsmöglichkeit bei Störungen der Buchungsplattform. Sobald die Störung behoben ist, werden die Buchungen wieder über die Plattform getätigt.
Die Anbieterin stellt sicher, dass während der Störung eingereichte Bestellungen korrekt und vollständig in die Plattform übertragen werden, sobald diese wieder verfügbar ist.
Bei langanhaltenden (mehr als 48h) und / oder häufig wiederkehrenden Störungen (Verfügbarkeit von unter 90% innerhalb eines Monats) behält sich die Auftraggeberin vor auf die Nutzung des Buchungssystems zu verzichten oder andere Anbieterinnen zu beauftragen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 18 Störungen beim Dolmetschen per Telefon und Video
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Qualität – wie gut deine Leistung die Anforderungen erfüllt, beurteilt anhand der verlangten Angaben.
Grundsatz: Kann ein Dolmetscheinsatz aufgrund einer technischen Störung nicht oder nicht in der erforderlichen Qualität durchgeführt werden, gelten die folgenden Regelungen.
a) Störungen auf Seiten der Anbieterin
Liegt die Ursache der Störung im Verantwortungsbereich der Anbieterin (bspw. Plattform, schlechte Verbindung seitens Dolmetschender) ist für den betroffenen Einsatz wird kein Entgelt geschuldet.
Darüber hinaus haftet die Anbieterin für durch Ausfall entstandene Schäden, wenn
· die Störung auf ihr Verschulden zurückzuführen ist, und / oder
· die Störung der Anbieterin vor dem Einsatz bekannt war und sie keine angemessenen Massnahmen (insb. Information abrufende Stelle und Anbieten alternativer Kontaktmöglichkeiten bspw. mittels direkter Telefonnummer zur Dolmetschenden Person) ergriffen hat.
b) Störungen auf Seiten der abrufenden Stelle
Liegt die Ursache der Störung nachweislich bei der abrufenden Stelle (z. B. unzureichende Internetverbindung, lokale technische Probleme), haftet die Anbieterin nicht. In diesem Fall gilt der Einsatz als ordnungsgemäss angeboten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
EK 19 Akzeptanz Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinba-rung EJPD
Die Anbieterin ist bereit, den Entwurf Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarung in Anhang Nr. 6 des Pflichtenhefts zu akzeptieren und nach dem Zuschlag aber vor Beginn der Zusammenarbeit zusammen mit dem SEM zu finalisieren und zu unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung im Anhang 1.
Hinweis der Vergabestelle
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
Zuschlagskriterien
ZK01
50 %max. 500 PunktePreiskriterium
Einordnung von TEXFY: Was das heisst: Preis – wie viel dein Angebot kostet. Meist erhält das günstigste Angebot die volle Punktzahl, teurere weniger.
Preis
ZK02
25 %max. 250 Punkte
Online-Buchungssystem
ZK03
25 %max. 250 Punkte
Annullationsbedingungen
Hinweis der Vergabestelle
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

Marktdaten zu dieser Leistung

Aus publizierten Zuschlägen auf simap.ch, ohne Rangliste und ohne Bewertung der Firmen.

Vergleichbare Zuschläge

Übersetzen, ganze Schweiz, letzte 12 Monate

12 Zuschläge, Angebote im Median: 23.

Zuschläge: Übersetzen

Offizielle Quelle

Zur offiziellen Ausschreibung

Projektnummer simap: 40354
Publikationsnummer: 40354-02
WTO-Regeln gelten (Staatsvertragsbereich): Nein
Rechtsmittelbelehrung: AnzeigenAusblenden
Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung. Gestützt auf Art. 52 Abs. 2 BöB kann mit der Beschwerde einzig die Feststellung, dass die vorliegende Verfügung Bundesrecht verletzt, nicht jedoch deren Aufhebung beantragt werden. Ausländische Anbieterinnen sind zur Beschwerde nur zugelassen, soweit der Staat, in dem sie ihren Sitz haben, Gegenrecht gewährt.

Mit simap abgeglichen: 10.11.2026, 18:02

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Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend sind die auf der Plattform www.simap.ch veröffentlichten Daten. Wer diese Daten weiterverwendet, hält die Bedingungen von simap.ch ein: AGB Ziffer 6.

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Stimmt auf dieser Seite etwas nicht, fehlt etwas oder ist es schlecht übersetzt? Wir prüfen jede Meldung. Unsere Einordnung und Übersetzung korrigieren wir selbst; was simap veröffentlicht, ändert nur die Vergabestelle.

Berichtigte Publikation

Auf einen Blick

Einordnung von TEXFY: Risiken und Hinweise

KI-Zusammenfassung

So ist eine KI-Zusammenfassung aufgebaut

Was wird beschafft?

Leistungsumfang

Leistungsumfang der Lose

Eckdaten, Codes und Optionen

Termine

Einreichung & Unterlagen

Teilnahme & Zuschlag

Teilnahme & Eignung

Zuschlagskriterien

Bedingungen

Einzureichende Unterlagen

Lose (14)

Los 1 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 2 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 3 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 4 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 5 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 6 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 7 – Telefon- und Videodolmetschen in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 8 – Dolmetschen vor Ort in der Region Westschweiz - Ausgangssprache Französisch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 9 – Dolmetschen vor Ort in der Region Nordwestschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 10 – Dolmetschen vor Ort in der Region Bern - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 11 – Dolmetschen vor Ort in der Region Zürich - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 12 – Dolmetschen vor Ort in der Region Tessin (und Zentralschweiz) - Ausgangssprache Italienisch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 13 – Dolmetschen vor Ort in der Region (Tessin und) Zentralschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

Los 14 – Dolmetschen vor Ort in der Region Ostschweiz - Ausgangssprache Deutsch

Eignungskriterien

Zuschlagskriterien

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KI-Zusammenfassung

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