Die Ausschreibung «Softwareablösung Regierungsstatthalterämter (RSTA)» wurde durch die Direktion für Inneres und Justiz am 5. Mai 2017 auf simap.ch (Meldungsnummer 966761) publiziert. Der Zuschlag ging am 28. September 2017 an die Firma Glaux Soft AG. Weder auf die Ausschreibung noch auf den Zuschlag wurden Beschwerden eingereicht.
Die zehn Ämter der Regierungsstatthalter sind das Bindeglied zwischen dem Kanton Bern und den Gemeinden. Sie vertreten den Regierungsrat im Verwaltungskreis und setzen sich beim Kanton für die Anliegen der Gemeinden und der Bevölkerung ein (Bauen, bäuerliches Bodenrecht, Erbrecht, Gastgewerbe, Prostitutionsgewerbe, häusliche Gewalt, Exmissionen, Beschwerdeverfahren, Gemeindeüberprüfungen, Feuerverbot, das Gebäude- und Wohnregister (GWR), Feuerwerk auf dem See sowie das Reisendengewerbe). Die entwickelte Applikation «evidence RSTA» umfasst 40 dezidierte Geschäftstypen mit Vorlagen und Formularen für die Geschäftsabwicklung der Regierungsstatthalterämter gemäss gesetzlichem Auftrag. evidence RSTA ist ein flexibles und etabliertes Branchensoftware-Baukastensystem, das gezielt auf die Bedürfnisse der digitalen Verwaltung ausgerichtet ist.
Aufgrund von inhaltlichen und technischen Änderungen verzögerte sich die Einführung auf den 1. September 2020 und wichtige Funktionen, wie das Umfragemodul mussten neu terminiert werden. Seit der Inbetriebsetzung von evidence RSTA wurden verschiedene Erweiterungen im Rahmen der Budgetplanung vorgenommen oder sind geplant, wie z.B. das Archivierungsmodul. Die aktuellen und zukünftigen Digitalisierungsbestrebungen der RSTA (Online-Formulare) basieren auf der Applikation und sind somit technisch und prozessual abhängig. Gesuche können jederzeit online eingereicht und mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisch über evidence RSTA an das zuständige Regierungsstatthalteramt übermittelt werden. Eine Standardisierung der Abläufe wird angestrebt, um die Effizienz weiter zu steigern. Mit der Fortführung der Digitalisierungsstrategien, Gesetzesänderungen und technologischen Entwicklungen werden bei evidence RSTA fortlaufend Weiterentwicklungen erforderlich sein.
Eine geplante Anbindung im Jahr 2025 von evidence RSTA an die zentrale Datendrehscheibe / Prozessplattform der DIJ für Finanzdaten und an das Programm NFFS (Neues Fallführungssystem für die Sozialhilfe im Kanton Bern) zeigen, wie wichtig und integral evidence RSTA für die DIJ, den Kanton und die Applikationslandschaft ist. Weiter ist geplant, die kantonale Applikation BE-Signatur in evidence RSTA zu integrieren.
Die Auftragsvergabe an die Leistungserbringerin GLAUX GROUP AG ist daher zur Erhaltung der Kontinuität der Leistungen erforderlich. Zudem würden hohe Schulungsaufwände auf die RSTA zukommen (~220 PT). Ein Anbieterwechsel würde die bisher investierten Kosten in der Höhe von CHF 3.5 Millionen inkl. MWST für die (Weiter-) Entwicklung sowie den Betrieb nicht rechtfertigen. Der aktuelle Vertrag läuft am 31. Dezember 2025 aus, fünf Jahre nach der Inbetriebnahme von evidence RSTA.
Daher beschafft der Kanton Bern Betrieb, Wartung, Support und Weiterentwicklung von evidence RSTA vom 1. Januar 2025 bis 30. Juni 2033 mit einem Beschaffungswert von CHF 7.0 Millionen inkl. MWST freihändig. Die Bestimmung des Auftragswert erfolgte gemäss Art. 15 IVöB. Darin enthalten ist die Gesamtheit der Leistungen, einschliesslich der Verlängerungsoptionen.
Gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. e (IVöB) können Leistungen u.a. dann ausnahmsweise freihändig vergeben werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Aus diesem Grund sind die freihändige Vergabe von weiteren fünfeinhalb (5.5) Jahren Betrieb, Wartung, Support und Weiterentwicklung für die Applikation evidence RSTA und die optionale Verlängerung über weitere zwei Jahre gemäss IVöB zulässig.