Mit dem vorliegenden Zuschlag erteilt die Staatskanzlei der Merkur Zeitungsdruck AG (Langenthal) den Auftrag zur Herstellung und Vertrieb des Materials für die Grossrats- und Regierungsratswahlen 2026. Die Merkur Zeitungsdruck AG hat am 18. Januar 2022 (Datum der simap-Publikation) im offenen Verfahren den Zuschlag für die «Beschaffung kantonales Abstimmungsmaterial» erhalten. Der bisherige Auftrag beinhaltet die Herstellung und den termingerechten Vertrieb des gedruckten Abstimmungsmaterials an die Gemeinden/Verpackungsstellen für jährlich 1 bis 3 kantonale Urnengänge (Broschüren «Abstimmungserläuterungen» und Stimmzettel für ca. 800'000 Stimmberechtigte). Gemäss den Ausschreibungsunterlagen hat sich der Auftraggeber vorbehalten, Folgeaufträge, die sich auf den Auftrag beziehen, im freihändigen Verfahren an den Zuschlagsempfänger zu vergeben (vgl. alt Art. 7 Abs. 3 Bst. g ÖBV [BAG 02-72]).
Gemäss Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e IVöB kann ein Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert vergeben, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Beim vorliegenden Zuschlag geht es um eine Ergänzung bzw. Erweiterung bereits erbrachter Leistungen, weil die Aufbereitung des Wahlmaterials weitgehend identisch ist mit derjenigen des Abstimmungsmaterials. Zudem würde ein Wechsel der Anbieterin zu erheblichen logistischen Unsicherheiten führen. So kann der effektive gesamtkantonale Papierbedarf für die Wahlzettelblöcke erst kurz vor Produktionsbeginn festgelegt werden, da er von der schwer zu prognostizierenden Anzahl eingereichter Listen pro Verwaltungskreis abhängt. Mit einer Zusammenlegung der beiden Aufträge ist es möglich, ausreichende Papiermengen vorrätig zu halten, um die zwingend erforderliche Verfügbarkeit des Papiers sicherzustellen. Allfällige Papierüberschüsse können für den Grundauftrag weiterverwendet werden und gehen nicht verloren. Bei einem Anbieterwechsel wäre die Weiterverwendung des Papiers nicht möglich, wodurch unnötige Mehrkosten entstehen würden. Ausserdem ist der Kanton für die Einhaltung der gesetzlichen Fristen zu den kantonalen Wahlen 2026 auf die langjährige Erfahrung des Zuschlagsempfängers angewiesen, der mit den spezifischen Anforderungen an den Versand und die Konfektionierung von Stimmmaterial des Kantons Bern bestens vertraut ist.
Des Weiteren sprechen auch technische Gründe gegen einen Lieferantenwechsel: der Zuschlagsempfänger nutzt eine Softwarelösung zur Steuerung des gesamten Prozesses, insbesondere auch für die Koordination mit der Kantonsverwaltung und die Verpackungsstellen der Gemeinden. Die Software wurde im bestehenden Vertrag für Abstimmungsunterlagen eingeführt, ist in die kantonalen Prozesse integriert und kann nahtlos für die kantonalen Wahlen 2026 verwendet werden. Ein Wechsel hätte somit auch diesbezüglich unnötige Mehrkosten zur Folge.
Zusammenfassend würde ein Wechsel des Anbieters zur Erweiterung der bestehenden Druck- und Versandleistungen vom Abstimmungs- auf das Wahlmaterial erhebliche Schwierigkeiten und Mehrkosten verursachen. Mit der freihändigen Vergabe an den bestehenden Auftragnehmer können diese Kosten im Zusammenhang mit den Grossrats- und Regierungsratswahlen 2026 vermieden und Synergien genutzt werden.