Gemäss Art. 21 Abs. 2 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB; BSG 731.2-1) kann ein Auftrag unter bestimmten Voraussetzungen unabhängig vom Schwellenwert ohne Ausschreibung freihändig vergeben werden.
Art. 21 Abs. 2 IVöB erlaubt u.a. dann die freihändige Vergabe eines Auftrags, wenn aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur ein Anbieter in Frage kommt und es keine angemessene Alternative gibt (Bst. c).
In der Marktanalyse (vgl. Gegenstand und Umfang des Auftrags) wurden die im schweizerischen Polizeiumfeld eingesetzten Vorgangsbearbeitungslösungen systematisch untersucht. Beurteilt wurden insbesondere der produktive Einsatz in der Schweiz, die Dauer des produktiven Betriebs sowie das Vorliegen eines institutionalisierten Zusammenarbeits- und Weiterentwicklungsmodells. Eine Ersatzlösung muss in der Schweiz bereits etabliert sein und sich bei mit der Kantonspolizei Bern vergleichbaren Polizeikorps bewährt haben. Um zu gewährleisten, dass die ausgewählte Lösung den geschäftsrelevanten Anforderungen der Kantonspolizei Bern entspricht, wurden für die Auswahl einer Ersatzlösung insbesondere folgende zwingende Anforderungen festgelegt:
- Das System muss in einem nachvollziehbaren Zusammenarbeitsmodell gemeinsam mit den betroffenen Polizeikorps strategisch weiterentwickelt werden (z. B. ARGE). - Das System muss seit mindestens zwei Jahren produktiv betrieben werden. - Das System muss bei mindestens vier Schweizer Polizeikorps produktiv im Einsatz stehen. Davon müssen mindestens zwei Polizeikorps das System mit jeweils über 800 Nutzerinnen und Nutzern produktiv einsetzen.
Diese Anforderungen dienen der Minimierung von Einführungs-, Betriebs- und Projektrisiken sowie der Sicherstellung einer langfristig tragfähigen und weiterentwicklungsfähigen Lösung im schweizerischen Polizeiumfeld.
Die Marktanalyse ergab, dass ausschliesslich die Ersatzlösung «myABI/icm» der Firma LogObject AG die für eine Neubeschaffung festgelegten zwingenden Anforderungen kumulativ erfüllt.
Auch das derzeit eingesetzte Vorgangsbearbeitungssystem Rialto erfüllt die im Rahmen der Marktanalyse formulierten Kriterien hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit der Lösung nicht. Die Kantonspolizei Bern blieb das einzige Korps, das diese Lösung einsetzt und es fehlt demzufolge ebenfalls ein Zusammenarbeitsmodell mit anderen Polizeikorps.
Zudem wurden in einem Variantenvergleich die Migration beziehungsweise technologische Erneuerung der bestehenden Rialto-Lösung von R3 auf S/4 und die Einführung der Ersatzlösung «myABI/icm» umfassend einander gegenübergestellt. Der Variantenvergleich zeigte, dass die Weiterführung von Rialto auf S/4 mit erheblichen technischen, terminlichen und wirtschaftlichen Unsicherheiten verbunden ist.
Demzufolge kommt aufgrund der technischen Besonderheiten des Auftrags nur die Zuschlagsempfängerin in Frage und es gibt keine angemessene Alternative, weshalb der Ausnahmegrund gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. c IVöB zur Anwendung gelangt.
Art. 21 Abs. 2 IVöB erlaubt eine freihändige Vergabe eines Auftrags zudem dann, wenn aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse die Beschaffung so dringlich wird, dass selbst mit verkürzten Fristen kein offenes oder selektives Verfahren und kein Einladungsverfahren durchgeführt werden kann (Bst. d).
Im vergangenen Jahr haben die System-Lieferantinnen von Rialto der Kantonspolizei Bern überraschend mitgeteilt, dass für die technische Grundlage des Systems Nevo/Rialto keine neuen Funktionalitäten und Entwicklungen mehr angeboten werden. Es wurden umgehend diverse Abklärungen vorgenommen, die in der heutigen Erkenntnis resultierten, dass als Anschlusslösung einzig die Lösung «myABI/icm» von LogObject AG in Frage kommt. Die Einführung muss zwingend spätestens im Verlauf des Jahres 2030 erfolgen, da Rialto nach 2030 aus den eingangs genannten Gründen nicht mehr weiterbetrieben werden kann. Für ein Projekt dieses Ausmasses ist der verfügbare Zeitrahmen eng bemessen. Er erfordert einen Projektstart und die Aufnahme der konzeptionellen Grundlagenarbeiten mit der Anbieterin spätestens Anfang 2027. Dazu müssten noch im laufenden Jahr 2026 Vorarbeiten angegangen werden. Ein funktionierendes Vorgangsbearbeitungssystem ist zentrales Instrument der polizeilichen Arbeit und absolut unverzichtbar. Folglich gelangt aufgrund der bestehenden zeitlichen Dringlichkeit zusätzlich zum Ausnahmegrund gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. c IVöB der Ausnahmegrund gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. d IVöB zur Anwendung.