Der Ausnahmetatbestand in Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB kann angewandt werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereitet oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde.
Erforderlich ist unter anderem, dass der Grundauftrag im korrekten Submissionsverfahren vergeben wurde; dies war vorliegend der Fall. Der Grundauftrag für die Beschaffung und den Betrieb von Tablets und Notebooks wurde im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich submittiert.
Die Firma anykey IT AG betreibt das umfangreiche Mengengerüst mit rund 12 500 Geräten (Tablets und Notebooks) für die Volksschulen der Stadt Winterthur. Alle erwähnten Geräte sind in das Mobile Device Management (MDM) «amy» der anykey IT AG eingebunden und werden über dieses MDM verwaltet.
Ein Wechsel des Anbieters vor dem 31. Juli 2027 ist aufgrund folgender wirtschaftlicher und technischer Überlegungen nicht sinnvoll bzw. würde erhebliche Schwierigkeiten bereiten: • Ein MDM-Wechsel vor dem 31. Juli 2027 würde einen enormen zeitlichen und finanziellen Aufwand seitens Schulen, seitens SCHU::COM und seitens des externen Anbieters auslösen. Rund 12 500 Geräte (Tablets und Notebooks) müssten, nach vorgängiger Datensicherung durch die Nutzerinnen und Nutzer, zurückgesetzt und im neuen MDM in Betrieb genommen werden. • Ein wesentlicher Teil der Geräte sind im Sommer 2027 zwischen 4 ½ und 6 Jahre alt, also am Ende ihrer Lebensdauer (EOL) und müssen dann sowieso ersetzt werden. Dazu gehören rund 3 900 unpersönliche iPads (Kindergarten bis 4. Klasse) und 1 400 Lehrpersonen-iPads. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Submission so zu terminieren, dass ein allfälliger Anbieterwechsel im Sommer 2027 stattfindet. Würde der Anbieterwechsel dagegen bereits im Sommer 2026 oder früher stattfinden, hätte das zur Folge, dass die oben erwähnten rund 5 300 iPads kurz vor dem Ende ihrer Lebensdauer aus dem MDM von anykey IT AG in das MDM eines neuen Anbieters gezügelt werden müssten. • Die Mehrkosten eines vorzeitigen MDM-Wechsels würden geschätzt rund 170 000 Franken (Zurücksetzen und Übernahme ins neue MDM von 5 300 iPads à ca. ¼ h pro Tablet) durch den externen Dienstleister sowie zusätzlich interne Aufwände (Planung, Kommunikation intern, Instruktionen für Schulen) von rund 150 Arbeitsstunden betragen. • Der Aufwand, um die Geräte im Sommer 2027 aus dem Verkehr zu nehmen, ist im Vergleich zu einem MDM-Wechsel im Jahr 2026 oder früher marginal, da die Zurücksetzung der Geräte vom externen Anbieter vorgenommen wird, welcher der Stadt Winterthur die EOL-Geräte jeweils abkauft. • Die Supportprozesse in Bezug auf die zahlreichen bestehenden Geräte müssten neu definiert werden, was ebenfalls mit grossem zeitlichem Aufwand verbunden wäre.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass ein Wechsel der Anbieterin bzw. des Anbieters vor dem 31. Juli 2027 für die weiteren Beschaffungen erhebliche Schwierigkeiten und nebst den internen Aufwänden grosse Mehrkosten in der Höhe von rund 170 000 Franken mit sich bringen würde. Demzufolge sind die Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe gestützt auf Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB erfüllt.