Beschaffung Mandat Geschäftsführung, Geschäftsstelle und Fachberatung für den Verein Entwicklungsraum Thun ERT (2027 – 2031; mit Verlängerungsoption um fünf Jahre)

Das Mandat für die Geschäftsführung des Vereins und die Führung der Geschäftsstelle beinhaltet die folgenden Tätigkeiten und Aufgaben:

a) Tätigkeiten und Aufgaben Geschäftsführung des Vereins

Die Tätigkeiten und Aufgaben der Geschäftsführung des Vereins ERT umfassen:

• Teilnahme an den Sitzungen des Vorstandes und an der Delegiertenversammlung ERT mit beratender Stimme
• Vorsitz zugeteilter Kommissionen und Teilnahme an Kommissionssitzungen entsprechend den Bedürfnissen des ERT
• Führung des operativen Tagesgeschäftes in Abgrenzung zu den Facharbeiten in den Projekten
• Bearbeiten der Verbandsgeschäfte, die vom Präsidenten ERT, dem Vorstand und der Delegiertenversammlung ERT übertragen werden oder die sich aus den laufenden Geschäften ergeben
• Verantwortung für die Erstellung des Jahresberichts inkl. Bericht der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers
• Überwachung der Facharbeiten, die durch das Unternehmen für die fachliche Bearbeitung von Aufgaben des ERT (Los 2) ausgeführt werden [Hinweis: Soweit beide Lose an die gleiche Unternehmung vergeben werden, ist ein IKS aufzuzeigen, welches eine adäquate interne Überwachung sicherstellt.]
• Stellungnahmen zu Gesetzen, Verordnungen, Massnahmen und Verfügungen der Behörden und Verwaltungsorgane, soweit diese die Interessen des ERT berühren
• Vertretung des ERT nach aussen (Medien, Behörden, Organisationen), u.U. in Absprache mit dem Präsidium
• Erstellen und Präsentieren des Budgets zuhanden des Vorstandes und der Delegiertenversammlung ERT
• Budgetkontrolle und regelmässige Orientierung des Vorstandes ERT
• Zusammenstellen der Jahresrechnung und Einholen des Revisionsberichtes zuhanden des Vorstandes und der Delegiertenversammlung ERT

Für die Aufgaben und Tätigkeiten der Geschäftsführung ist von einem zeitlichen Aufwand von maximal 480 Stunden pro Jahr auszugehen.

Die Entschädigung für die Dienstleistungen der Geschäftsführung erfolgt auf Grundlage eines zu offerierenden Stundenansatzes. Die Anbieterin hat monatlich einen Stundenrapport einzureichen, aus welchem die erbrachten Leistungen ersichtlich sind. Der Stundenrapport ist vom Präsidium ERT zur Zahlung freizugeben. Es dürfen keine Arbeiten im Stunderapport erfasst werden, welche durch die Pauschale für die Geschäftsstelle (Bst. b) abgedeckt sind.

Für die Aufgaben und Tätigkeiten der Geschäftsführung wird jährlich ein verbindliches Kostendach bestimmt, welches sich aufgrund des Stundenansatzes multipliziert mit dem vorgesehenen Arbeitsumfang (480 Stunden) ergibt. Der Verein ERT kann im Rahmen des jährlichen Budgetprozesses den vorgesehenen Arbeitsumfang tiefer oder höher festlegen.

Zusätzliche Arbeiten für die Geschäftsführung werden nur entschädigt, wenn die zusätzlichen Arbeiten frühzeitig dem Präsidium ERT anzeigt werden und begründet wird, weshalb der im Rahmen des Budgetprozesses vorgesehene Arbeitsumfang nicht ausreicht. Das Präsidium hat für die zusätzlichen Arbeiten – soweit begründet – ein neues Kostendach festzusetzen und freizugeben. Es besteht kein Anspruch auf eine Erhöhung des Kostendachs.

b) Tätigkeiten und Aufgaben Geschäftsstelle

Die pauschal abgegoltenen Tätigkeiten und Aufgaben der Geschäftsstelle ERT umfassen

• Vorbereitung, Einberufung sowie Protokollführung der Sitzungen des Vorstandes und der Delegiertenversammlung ERT
• Bewirtschaftung der internen Dokumentenablage (für Vorstands- und Kommissionsmitglieder); SharePoint oder Intranet
• Bearbeiten der Verbandsgeschäfte, die vom Präsidenten ERT, vom Vorstand und Delegiertenversammlung ERT übertragen werden oder die sich aus den laufenden Geschäften ergeben
• Bearbeiten der Mitgliedermutationen beim Verein ERT
• Zusammenstellen des Jahresberichts
• Allgemeine Korrespondenz
• Telefonische Anlaufstelle für die Mitglieder, Behörden und Dritte
• Triagefunktion in Bezug auf die eingereichten Anliegen
• Zahlungen erledigen, kontieren und verbuchen, Führen der Bankkonti des ERT
• Erstellen der Steuererklärung, Lohnausweise, AHV-Deklarationen und VST-Abrechnungen
• Organisation der Revision Jahresrechnung ERT
• Inhaltliche Pflege der Website des ERT (Dokumente hochladen, News bereitstellen, Änderungen vornehmen etc.); exkl. Erstellung der Website und technische Wartungsarbeiten

Die Anbieterin hat die telefonische Erreichbarkeit der Geschäftsstelle an 5 Wochentagen während den üblichen Geschäftszeiten (08.00 Uhr bis 12.00 Uhr sowie 13.30 Uhr bis 17.00 Uhr) sicherzustellen.

Die Dienstleistungen für das Führen der Geschäftsstelle werden mit einem jährlichen Pauschalbetrag abgegolten. Die Auszahlung der Pauschale erfolgt in vier Tranchen, jeweils am Ende des Quartals.

In der Jahrespauschale für die Geschäftsstelle sind alle entsprechenden Sekretariatsarbeiten, die Führung der Buchhaltung, die Bewirtschaftung der allgemeinen Telefonnummer des ERT sowie die Mietkosten der Arbeitsplätze inbegriffen. Es werden keine zusätzlichen Spesen entrichtet.

Nicht in der Jahrespauschale inbegriffen sind die folgenden, direkt dem Auftraggeber zurechenbaren Kosten Dritter:

- Briefumschläge und Briefpapier mit besonderem Aufdruck ERT

- Druckaufträge

- Einrichten, Unterhalt und Support der ERT-Mail-Accounts

- Revision der Jahresrechnung

- Erstellung und technische Wartung der Website des ERT

c) Infrastruktur (zwingend anzubietende Option zugunsten der Vergabestelle)

Die Anbieter für das Los 1 haben die folgende Infrastruktur im Verbandsgebiet bereitzustellen:

• Postadresse (für den Verein ERT) im Verbandsgebiet
• Telefonnummer (für den Verein ERT) mit Vorwahl im Verbandsgebiet
• Sitzungszimmer für min. 10 Personen (ca. 40-50 m2) mit Präsentationsinfrastruktur und Getränken für Vorstands-, Kommissions- und Ausschusssitzungen
• Archiv für Dokumente des Vereins ERT

Die Infrastruktur (inkl. Getränke) wird mit einer Pauschale von CHF 4‘000 pro Jahr (inkl. MWST und allen Nebenkosten) abgegolten. Der Vergabestelle entscheidet nach Rechtskraft des Zuschlages, ob sie die Infrastruktur der Zuschlagsempfängerin für das Los 1 oder die Infrastruktur der Zuschlagsempfängerin für das Los 2 in Anspruch nimmt. Die Anbieter haben keinen Anspruch darauf, dass die von Ihnen bereitgestellte Infrastruktur genutzt (und entschädigt) wird.