SAP ist als strategische ERP-Software seit dem Jahr 2000 an der Empa im Einsatz. Der Grundauftrag für die Einführung von der ERP-Software SAP wurde unter Einhaltung der jeweils geltenden beschaffungsrechtlichen Bestimmungen vergeben. Im Jahr 2012 wurde die Nutzung der SAP ERP-Software auf weitere Forschungsanstalten des ETH-Bereich unter dem damals geltenden BBL-Vertrag ausgeweitet. Der jetzt notwendige Technologiewechsel auf SAP S/4HANA und die Migration der bestehenden SAP ERP Lösung zu SAP with RISE ist das Resultat einer Vorstudie zum weiteren Betrieb des ERP-Systems und bedingt nun die Beschaffung bzw. Conversion von den SAP-Lizenzen. Die drei Forschungsanstalten Empa, Eawag und WSL gehen diese Migration gemeinsam an.
Ein Wechsel der bestehenden ERP-Software auf einen nicht SAP-Anbieter würde bereits getätigte Investitionen der drei Forschungsanstalten wertlos machen. Zudem würden die bestehenden Integrationsvorteile innerhalb des ERP nutzlos. Die Kriterien für die freihändige Vergabe über dem Schwellenwert nach Art. 21 Abs. 2 BöB sind erfüllt. Es bestehen keine angemessenen Alternativen zur Anbieterin und S/HANA, insbesondere für die Endlösung SAP with RISE. Ein Produktewechsel hin zu einer anderen Anbieterin wäre mit unverhältnismässigen Kosten, Bindung von Ressourcen und Risiken in Bezug auf den Betrieb der umfangreichen, bereits im Einsatz stehenden SAP-Lösung in der Administration der drei Forschungsanstalten verbunden.