• Im Januar 2024 wurde die ov-ap vom langjährigen Anbieter netaccess darüber informiert, dass die Betreuung der Plattform nicht mehr übernommen wird. • Parallel dazu befand sich der Verein in einer allgemeinen Krise, was zur Neubesetzung des Mandats der Geschäftsführung führte. • Die Suche nach neuen Anbietern für die Betreuung der bestehenden Plattform gestaltete sich schwierig, weil es sich bei der eingesetzten Technologie um ein Nischenprodukt handelt. Im November 2024 hat die Firma werosoft AG sich bereit erklärt, den Betrieb der Plattform zu einem Selbstkostenpreis zu übernehmen. Die Überführung in die professionellen Strukturen der Firma werosoft AG zeigten, dass der Weiterbetrieb, die Fehlerbehebung und Systemstabilisierung mit erheblichen Investitionen (> CHF 350'000) verbunden gewesen wäre. • Aufgrund der ausgeschöpften finanziellen Reserven blieb nur die Lösung, ein Ersatzprodukt zu suchen. Die aktuelle Plattform verursacht laufende Kosten von über CHF 500'000 pro Jahr, insbesondere wegen der vielen Supportstunden zur Fehlerbehebung. • Die finanzielle Situation der ov-ap erlaubt es nicht, den aktuellen Zustand mit hohen Supportkosten weiterzuführen. • Die ov-ap hat zunächst versucht, ein korrektes Vergabeverfahren einzuleiten, musste aber im Verlauf feststellen, dass ein Ersatzprodukt dringend benötigt wird, um die Funktionsfähigkeit der Berufsbildungsadministration sicherzustellen.
Die Dringlichkeit ist nicht selbstverschuldet, sondern ergibt sich aus unvorhersehbaren Ereignissen (Abbruch der Betreuung durch den langjährigen Anbieter, finanzielle Krise, technische Probleme). Die ov-ap hat den Markt sondiert und erst im Verlauf festgestellt, dass ein neues System erforderlich ist. Die Zeit reicht nicht mehr aus, um ein ordentliches Vergabeverfahren durchzuführen, ohne die Funktionsfähigkeit der Berufsbildungsadministration zu gefährden. Es werden rund 5'500 laufende Lehrverhältnisse auf der Plattform administriert.
Die freihändige Vergabe ist aufgrund folgender Umstände gerechtfertigt: • Der langjährige Anbieter hat die Betreuung der Plattform kurzfristig eingestellt. • Die Suche nach Alternativen war erfolglos und mit unzumutbaren Kosten verbunden. • Die finanzielle und technische Situation der ov-ap macht eine sofortige Beschaffung eines Ersatzsystems zwingend erforderlich, um die Funktionsfähigkeit der Berufsbildungsadministration sicherzustellen. • Ein ordentliches Vergabeverfahren ist aus zeitlichen und finanziellen Gründen nicht mehr möglich, ohne den Betrieb der Berufsbildungsadministration zu gefährden.