Ein Auftrag kann unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben werden, wenn ein Anbieterwechsel wirtschaftlich oder technisch unmöglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereitet oder substanzielle und unverhältnismässige Mehrkosten mit sich bringen würde (Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB).
Ursprünglicher Grundauftrag: Die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) hat in ihrer Funktion als Lead-Buyer eine direktionsübergreifende Beschaffung von Outputsystemen durchgeführt. Diese erfolgte im offenen Verfahren gemäss IVöB (simap Projekt-ID 147533; Zuschlag vom 12.05.2017). Es wurden Rahmenverträge mit drei Lieferanten, darunter Triumph-Adler, abgeschlossen. Die JI als bezugsberechtigte Stelle hat auf dieser Grundlage einen Vertrag mit Triumph-Adler zum Bezug von Druckgeräten («Druckerflotte»), Wartungsleistungen und Softwarelizenzen im Umfang von Fr. 3'268'022.00 (gemäss RRB Nr. 1221/2018) geschlossen.
Verhältnismässigkeit zwischen Grund- und Folgeauftrag: Diese ist gewahrt, da der Wert des Folgeauftrags den Wert des Grundauftrags nicht übersteigt bzw. weit darunter liegt.
Erhebliche Schwierigkeiten und unverhältnismässige Mehrkosten: Der Rahmenvertrag des Grundauftrags ist inzwischen ausgelaufen. Eine Vergabe der erforderlichen Druck- und Scanleistungen unter der zwischenzeitlich von der kdmz erneut durchgeführten Beschaffung von Multifunktionsprintern (simap Nr. 258237) ist aus nachstehenden Gründen wirtschaftlich nicht sinnvoll und mit erheblichen organisatorischen Schwierigkeiten verbunden: zum einen sieht der aktuelle kdmz-Rahmenvertrag für die unter diesem Rahmenvertrag abgeschlossenen Einzelverträge eine Mindestlaufzeit von vier Jahren vor. Die JI benötigt die Drucker jedoch für einen maximal zwei-jährigen Überbrückungszeitraum (bis zur erfolgten Umsetzung des geplanten zentralen Input-/Outputmanagementsystems). Dabei müssten zudem alle bisherigen im Einsatz stehenden Geräte (ca. 1'000 Geräte) durch neue ersetzt werden. Dies wäre für diese Übergangslösung unverhältnismässig und weder aus ökonomischer noch aus organisatorischer Sicht zu rechtfertigen. Der kurzfristige Austausch sämtlicher Geräte, ebenso wie ein möglicher Anbieterwechsel infolge einer neuen Beschaffung wäre schliesslich eine grosse Belastung für die Organisationseinheiten der JI.
Durch die vorliegende Vergabe der Leistungen für zwei Jahre und die entsprechende Verlängerung der bisher eingesetzten Druckerflotte von Triumph-Adler kann ein unterbruchfreier Betrieb der Druck- und Scanumgebung der JI bis zur Einführung des neuen Input-/Outputmanagementsystems sichergestellt werden.