Numérisation à la demande des dossiers dormants de la Direction du logement de la DGTL

Les prestations concernent la numérisation à la demande de dossiers dormants de la direction du logement de la DGTL, actuellement conservés et gérés par Everial SA, qui assure leur extraction, leur numérisation et la transmission des fichiers numériques selon les besoins des collaborateur.trice.s.

Ce marché a fait l’objet d’un appel d’offre sur invitation adjugé fin 2022 pour un montant total de 191'770 CHF TTC. Ce marché est divisé en deux lots : la numérisation en masse des dossiers actifs pour un montant de 155'155.10 TTC (clôturé en 2023). Et la numérisation à la demande des dossiers dormants, pour un montant de 44'198.95 CHF TTC. Cette prestation est toujours en cours. Or, le montant alloué à la numérisation à la demande a été consommé plus rapidement que prévu.

Compte tenu de l’échéance contractuelle fixée au 31 décembre 2026, un changement de prestataire en cours d’exécution compromettrait la continuité des prestations, entraînerait des contraintes logistiques et organisationnelles importantes, ainsi que des risques opérationnels liés au transfert des dossiers (81 mètres linéaires). Il impliquerait en outre une réorganisation significative des processus internes de la DGTL et engendrerait des surcoûts.

Dès lors, le recours à un gré à gré exceptionnel se justifie afin de garantir la continuité et l’efficience du service.