Das Pädagogisches Zentrum für Hören und Sprache (HSM) suchte via Publikation vom 31. Oktober 2016 (Projekt 146786) und vom 27. Januar 2017 (Projekt 150619) im Projekt «IT@KOS Beschaffung Schulverwaltungs-Lösung» eine Anbieterin für drei Schulstandorte für eine abgestimmte, wenn möglich einheitliche Fachapplikation für die Administration, die Pädagogischen, Psychologischen und Audiopädagogischen Dienste. Der Ausschreibungsgegenstand beinhaltete ein Schulverwaltungsprodukt (Software), den Support, den Systemaufbau, den Betriebsausbau und den Rollout. Der Zuschlag (Projekt 150619) an socialWEB Software GmbH (heute GLAUX GROUP AG) wurde am 22. Juli 2017 auf simap.ch publiziert. Weder auf die Ausschreibungen noch auf die Zuschläge wurden Beschwerden eingereicht.
Der Vertrag wurde für eine Grundleistung von fünf (5) Jahren und einer Verlängerungsoption von weiteren 5 Jahren abgeschlossen, welche Ende August 2027 ausläuft.
Die Softwarelösung «socialWEB» ist eine für den Heimbereich spezialisierte Branchenlösung und am 12. September 2018 publizierte das Jugendheim Lory (JHL) den Zuschlag (Projekt 176285) an socialWEB Software GmbH, um im Heimbereich kantonsintern eine gemeinsame Software einzusetzen.
Mit dem Entscheid des Grossen Rates im Juni 2021 wurde entschieden, die fünf Berner Jugendheime vorerst nicht zu privatisieren. Die Institutionen Jugendheim Lory (JHL), das Zentrum für Sozial- und Heilpädagogik (ZSHHK) und das Schulheim Schloss Erlach (SHE) wechselten organisatorisch per 1. Januar 2023 zur Direktion für Inneres und Justiz (DIJ). Rechte und Pflichten aus dem bestehenden Rahmenvertrag wurden von den Institutionen respektive der DIJ übernommen.
Die Beobachtungsstation Bolligen (BEOB) hat im Jahr 2023 die für den Heimbereich spezialisierte Branchenlösung «socialWEB» implementiert. Alle Institutionen arbeiten mit derselben Branchenlösung. Die DIJ will die erforderliche Kontinuität der Leistungen mit «socialWEB» für die Institutionen sicherstellen.
Den Zuschlag erhält die Firma GLAUX GROUP AG, da sie als Herstellerin der Branchenlösung socialWEB über die exklusiven Rechte an der Software sowie über das vollständige technische und fachliche Know-how zur Weiterentwicklung, Wartung und zum Betrieb der bestehenden Lösung verfügt. Die Anwendung ist seit mehreren Jahren produktiv im Einsatz und unterstützt zentrale Aufgaben im Bereich Sozialwesen, insbesondere in der Fallführung, der Dokumentation, der Kommunikation und der interinstitutionellen Zusammenarbeit. Die zu vergebenden Leistungen umfassen insbesondere den technischen und fachlichen Support, die Wartung, die Fehlerbehebungen, sicherheitsrelevante Anpassungen sowie individuelle Weiterentwicklungen gemäss den sich verändernden gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen. Aufgrund der proprietären Architektur und Quellcodes sowie der tiefgreifenden Integration in die bestehende System- und Prozesslandschaft kann die Erbringung dieser Leistungen ausschliesslich durch die GLAUX GROUP AG erfolgen. Die GLAUX GROUP AG verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich Sozialinformatik in der Schweiz und hat die bestehende Lösung bereits mehrfach an die spezifischen kantonalen Bedürfnisse angepasst. Sie gewährleistet durch ihre Fachkompetenz und Systemkenntnis einen sicheren, stabilen und gesetzeskonformen Betrieb der Plattform «socialWEB».
Die Auftragsvergabe an die Leistungserbringerin GLAUX GROUP AG ist daher zur Erhaltung der Kontinuität der Leistungen für die Institutionen erforderlich. Daher beschafft der Kanton Bern für den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung der Branchenlösung «socialWEB» vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2031 mit einem Beschaffungswert von CHF 2'324'150.00 inkl. MWST freihändig. Die Bestimmung des Auftragswert erfolgte gemäss Art. 15 IVöB. Darin enthalten ist die Gesamtheit der Leistungen, einschliesslich der Verlängerungsoptionen.
Gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. e (IVöB) können Leistungen u.a. dann ausnahmsweise freihändig vergeben werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde. Aus diesem Grund sind die freihändige Vergabe von jährlichen Verlängerungen für den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung für die Branchenlösung «socialWEB» gemäss IVöB zulässig.