Den Zuschlag erhält die Firma Zinitrionic Suisse AG, da die Zuschlagsempfängerin die Applikation, das Regelwerk und die Businesslogik diesbezüglich weiterentwickelt und auf die Bedürfnisse sowie gesetzliche Rahmenbedingungen des Kantons Bern angepasst hat. Die Fortführung des Betriebs, der Wartung und des Supports dieser Software ist für die Direktion für Inneres und Justiz des Kantons Bern geschäftskritisch. Über die detaillierten technischen Kenntnisse für den reibungslosen fortlaufenden Betrieb der bestehenden Lösung und eine zeitgerechte Wartungs- und Supportdienstleistung verfügt nur die bisherige Leistungserbringerin. Die Auftragsvergabe an sie ist daher zur Erhaltung der Kontinuität der Leistungen erforderlich. Durch einen Wechsel des Anbieters würde der Betrieb ab 1. Januar 2026 für unbestimmte Zeit (mehrere Jahre) stillstehen und ist somit aus obengenannten Punkten nicht möglich.
ELBA ist ein intermediäres System, welches für insgesamt 18 dezentrale Amtsstellen zweisprachig Rechnungen aus vorgelagerten Systemen oder direkt in der Weboberfläche validiert und zum kantonalen Enterprise Resource Planning-System (SAP ERP) übermittelt und qualitätssichert. ELBA deckt ausserdem Anforderungen der Amtsstellen und Ämter sowie der DIJ Finanz- und Controllingstelle für die Führung der Geldkonti Kasse, Post und Bank ab.
Entgegen den Erwartungen gemäss der vorangehenden Publikation vom 22. August 2023 (Meldungsnummer 1349945) kann mit SAP das Kassen-Buchungsmodul von ELBA nicht ersetzen werden. Der Schalterbetrieb und seine Kassenbuchungen in den Regierungsstatthalterämtern (RSTA) und dem Handelsregisteramt (HRA) müssen weiterhin sichergestellt werden können.
Erste Überprüfungen haben ergeben, dass weitere Funktionen von ELBA, aufgrund spezifischer User- und Prozessbasierten Anwendungen der Amtsstellen und abweichenden Vorgaben der Prozessplattform Direktion für Inneres und Justiz DIJ, nicht direkt in diese überführt werden können. Ausserdem sind Funktionen und zukünftige Bedürfnisse an die Applikationslandschaft rund um ELBA in Prüfung. Die Ergebnisse aus dem bereits initialisierten Analyseprojekt werden Ende 2025 erwartet. Um den Prozess der Rechnungsabwicklung sicherzustellen, ist die Applikation ELBA weiterzubetreiben, bis die Massnahmen aus der Analyse umgesetzt sind.
Die Vergabe der wiederkehrenden Kosten für die Nutzung und den Gebrauch der Applikation ELBA und der Prozess- und Datenbankplattform IRIS (Lizenzen), sowie die Leistungen für Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung und Support, findet somit an die bisherige Leistungserbringerin statt. Der Beschaffungswert über eine Laufzeit von einem Jahr mit CHF 919'700 exkl. MWST mit Option auf viermalige Verlängerung, um die definierten Massnahmen umsetzen zu können, beträgt für die Maximaldauer von 5 Jahren CHF 4'598'500 exkl. MWST.
In Anwendung von Art. 21, Abs. 2, Bst. e der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, BSG 731.2-1) vom 15. November 2019 kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde.