Der Kanton Bern nutzt seit 2022 für das ITSMS (ServiceNow) mehrere Lizenztypen der FROX AG. Für die Jahre 2026 und 2027 sind zusätzliche ITSMS-Lizenzen für das Enterprise-Architecture-Modul Professional erforderlich.
Gemäss Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e IVöB kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung der bereits erbrachten Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, oder erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde.
Bei den zusätzlich benötigten ITSMS-Lizenzen handelt es sich um eine Ergänzung bzw. Erweiterung der bereits durch die FROX AG erbrachten Leistungen. Die Initialisierung eines Beschaffungsvorhabens für die zusätzlich benötigten ITSMS‑Lizenzen würde dazu führen, dass mehrere geplante ServiceNow‑Vorhaben bis zum Abschluss des Beschaffungsprozesses sistiert werden müssten. Zudem könnte die Konzernapplikation "Unternehmensarchitektur-Management-System" nicht wie vorgesehen abgelöst werden. Dies hätte sowohl finanzielle als auch beschaffungsrechtliche Auswirkungen, insbesondere wäre eine Neuausschreibung für ein Unternehmensarchitektur-Management-System erforderlich.
Sollte im Rahmen eines Beschaffungsvorhabens der Zuschlag an einen weiteren bzw. neuen Anbieter erfolgen, wäre mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Konsequenzen zu rechnen. Neben der Beschaffung neuer Lizenzen müssten auch separate ServiceNow‑Instanzen aufgebaut werden. Die Sicherstellung des Betriebs von ServiceNow auf Instanzen unterschiedlicher Lizenz Anbieter würde sowohl für den Anbieter der Integrationsleistungen als auch für das ITSMS-Service-Management des KAIO einen erheblichen Mehraufwand generieren. Damit verbunden wären auch deutlich höhere Betriebs‑ und Integrationskosten.
Aufgrund der technischen und organisatorischen Konsequenzen, die ein neuer Anbieter mit sich bringen würden, sowie aufgrund des erheblichen Mehraufwandes ist ein Anbieterwechsel für die zusätzlich benötigten ITSMS-Lizenzen nicht verhältnismässig. In Anwendung von Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e IVöB wird der Auftrag deshalb freihändig an den bisherigen Anbieter vergeben.