Das Projekt Einführung «Elektronische Verwaltungsrechtspflege (EVRP)» hat zum Ziel, die Grundlagen für die digitale Verwaltungsrechtspflege im Kanton Bern zu schaffen. Es handelt sich um ein gesamtkantonales Projekt, das sämtliche kantonalen und kommunalen Behörden sowie Private betrifft, die das kantonale Verwaltungsrechtspflegegesetz anwenden und weist daher eine sehr hohe Komplexität und grosse Tragweite auf. Das Projekt hat im Kanton Bern Ende 2023 mit der Initiierung eines Vorprojekts gestartet. Im Rahmen dieses Vorprojekts wurden mit Vertretenden aller Direktionen die Ausgangslage geschärft, erste Abklärungen getroffen und Punkte definiert, die dann in der nachfolgenden Initialisierungsphase vertieft auszuarbeiten waren. Die Initialisierungsphase begann im Januar 2025. Am 17. September 2025 nahm der Regierungsrat die Projektergebnisse aus der Initialisierungsphase zur Kenntnis und genehmigte den nächsten Projektschritt, die Konzeptphase.
Die externe Beratungsfirma APP Unternehmensberatung AG (APP) hat sowohl die Vorbereitungs- wie auch die Initialisierungsphase in der Projektleitungsrolle extern begleitet. Diese Leistungen sind über den damaligen Rahmenvertrag 103931 «Projektmanagement» des KAIO (Publikation simap.ch vom 18. November 2021, Meldenummer 1229959) abgerufen worden. Der Kanton Bern hat der APP die Gesamt- und Teilprojektleitung für die Konzeptphase vergeben.
Ein Auftrag kann unter anderem dann freihändig vergeben werden, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde (Art. 21 Abs. 2 Bst. e Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen, IVöB, BSG 731.2-1).
Dieser Tatbestand ist vorliegend erfüllt. Das Projekt EVRP ist in verschiedenen Dimensionen hochkomplex. Zunächst erfordern die sehr vielfältigen gesetzlichen Verfahrensarten ein tiefes rechtliches Verständnis. Angeknüpft an die vielfältigen Verfahren ergeben sich zahlreiche, teilweise sehr detaillierte Anforderungen an die technische Lösung. Zudem herrscht eine sehr diverse Applikationslandschaft vor, die bei der Einführung der EVRP zu berücksichtigen ist. Schliesslich sind für den Projekterfolg eine aktive, transparente Kommunikation sowie eine intensive Beziehungspflege der sehr breiten Stakeholderlandschaft zentral. Diese anspruchsvollen Anforderungen bestanden bereits für die bisherigen beiden Projektetappen (Vorbereitungs- und Initialisierungsphase) und gelten in sogar noch zugespitztem Masse für die nun folgende Konzeptphase. Zudem und insbesondere ist es für die erfolgreiche und den Qualitätsanforderungen des Kantons Bern genügende Gesamt- und Teilprojektleitung der Konzeptphase unabdingbar, über sehr spezifische Kenntnisse der bisherigen beiden Projektetappen zu verfügen, die Anliegen der Stakeholderinnen und Stakeholder genau zu kennen und innerhalb der breiten Stakeholderlandschaft eng vernetzt zu sein.
Diese Voraussetzungen werden in der erforderlichen Tiefe nur von der bisherigen Dienstleistungserbringerin (Schlüsselperson) erfüllt. Bei einer anderweitigen Vergabe müsste sich ein neuer Anbieter/eine neue Anbieterin rechtlich und technisch umfassend in das hochkomplexe EVRP Projekt einarbeiten und innerhalb der zahlreichen und breit gefächerten Stakeholderinnen und Stakeholdern viel Beziehungsarbeit leisten, was insgesamt mit massiven Projektverzögerungen und unverhältnismässig hohen Mehrkosten verbunden wäre und die Kontinuität des Projekts gefährden würde.