Sachverhalt: Die Vergabe E3 Lizenzen für Zutrittskontrolle und Zeitmanagement erreicht den Schwellenwert des offenen/selektiven Verfahrens. Unter den Voraussetzungen von Art. 21 der interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019) können Aufträge jedoch im freihändigen Verfahren vergeben werden, auch wenn mindestens die Schwellenwerte des Einladungsverfahrens erreicht werden.
Entscheid: Der Auftrag Informatikbeschaffungen Lizenzen, Geschäftsverwaltungssystem wird nach Art. Art. 21 Abs. 2 lit. e der interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) der Firma Ethelred AG, Basel freihändig zugeschlagen.
Begründung: Die seit über 15 Jahren im Einsatz stehende Standardsoftware E3 gewährleistet das gesamtstädtische Zutritts- und Zeitmanagement der Stadt Bern. Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung sind im Jahr 2004 14 Angebote eingegangen. Nach Beurteilung bezüglich Kosten-/Nutzenverhältnis kristallisierte sich die Firma Ethelred aus Basel als Siegerin heraus und sie erhielt den Zuschlag.
Im Bereich Zutrittsmanagement sind heute 191 Standorte elektronisch angebunden; die Zeitmanagement-Software unterstützt zudem die Abwicklung betriebswirtschaftlicher Prozesse für rund 4’800 Mitarbeitende.Aufgrund einer Anpassung des Lizenzmodells seitens der Anbieterfirma sowie des kontinuierlichen Wachstums bei Gebäudeerschliessungen und Mitarbeitendenanzahl in den letzten 15 Jahren ist in diesem Zusammenhang eine Nachlizenzierung (einmalige Lizenzen) und zugehöriger Wartungsgebühren über die nächsten 5 Jahre erforderlich.
Die Lizenzen für diese Software werden ausschliesslich durch die Anbieterfirma Ethelred AG vertrieben und sind auf dem freien Markt nicht erhältlich. Somit besteht keine Möglichkeit, Lizenzen anderweitig zu beziehen.