Gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 15. November 2019 (IVöB; BSG 731.2-1) kann ein Auftrag unabhängig vom Schwellenwert im freihändigen Verfahren vergeben werden, wenn aufgrund technischer Besonderheiten oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur ein Anbieter infrage kommt und keine angemessene Alternative besteht.
Die Software-Komponenten Gesuchsportal, Absidion Hauptsystem sowie Smartnode wurden im Jahr 2019 als integrierte technische Lösung für den digitalen Empfang, die digitale Bearbeitung sowie die digitale Beurteilung durch Fachexperten von Beitragsgesuchen für Kulturvorhaben eingeführt. Die Fachanwendung unterstützt die Abwicklung von jährlich rund 3'000 Gesuchen für rund 90 unterschiedliche Fördergefässe. Sie bildet die spezifischen fachlichen und administrativen Prozesse der Abteilung Kulturförderung ab, einschliesslich der damit verbundenen Verarbeitungslogik und der auf die einzelnen Fördergefässe abgestimmten Abläufe.
Die als Software-as-a-Service (SaaS) betriebene Lösung ist in die bestehende digitale Infrastruktur der kantonalen Verwaltung eingebunden. Sie verfügt über mehrere systemrelevante Schnittstellen, namentlich zu AGOV, ADFS, BE-Gever und SAP. Der zuverlässige Betrieb der Fachanwendung setzt voraus, dass die Software-Komponenten, die Schnittstellen und die darauf abgestimmten Geschäftsprozesse technisch kompatibel sind und als Gesamtsystem funktionieren.
Die bestehende Lösung wurde über mehrere Jahre spezifisch konfiguriert und in die Verwaltungsprozesse integriert. Die Einführung und Konfiguration der Softwareprodukte beanspruchten rund zwei Jahre. Die gewachsene Systemkonfiguration, die implementierten Schnittstellen sowie die auf die fachlichen Anforderungen abgestimmten Abläufe bilden zusammen eine spezifische technische Systemumgebung. Eine Weiterführung setzte deshalb voraus, dass die erforderlichen Nutzungsrechte und Lizenzen der Ascaion AG, sowie die für den Betrieb und die Weiterentwicklung notwendigen technischen Leistungen verfügbar waren.
Die Fortführung der bestehenden SaaS-Lösung erforderte die Sicherstellung der Lizenzierung, des Betriebs und der technischen Kompatibilität der eingesetzten Software-Komponenten. Da die Nutzung der Lösung in ihrer bestehenden Form von den erforderlichen Lizenzen der Firma Ascaion AG abhängt, konnte ein anderer Anbieter diese Leistung nicht ohne Weiteres unabhängig von der bestehenden Systemumgebung erbringen.
Ein Anbieterwechsel hätte nicht lediglich den Austausch eines einzelnen Softwareprodukts vorausgesetzt. Vielmehr hätten die bestehende Konfiguration, die Schnittstellen zu den Umsystemen, die fachlichen Abläufe sowie die betriebliche Integration überprüft werden müssen und wären neu zu konzipieren, zu implementieren und zu testen gewesen. Je nach gewählter Ersatzlösung wären zudem Datenmigrationen, Anpassungen der Berechtigungs- und Sicherheitskonzepte, erneute Integrations- und Abnahmetests sowie die Überführung in den produktiven Betrieb erforderlich geworden. Dabei hätten die durchgängige Verarbeitung der Gesuche, die Datenintegrität und die Verfügbarkeit der digitalen Dienstleistungen jederzeit angemessen gewährleistet bleiben müssen.
Eine solche Ablösung hätte erhebliche personelle, technische und finanzielle Ressourcen beansprucht und zusätzliche Projekt- und Betriebsrisiken mit sich gebracht. Dazu hätten insbesondere Risiken im Zusammenhang mit der Datenmigration, der Funktionsfähigkeit der Schnittstellen, der korrekten Abbildung der bestehenden Geschäftsprozesse und der Kontinuität der Leistungserbringung gegenüber der Bevölkerung gehört. Die Fachanwendung wird von mehr als 10'000 Personen aus der Bevölkerung genutzt. Störungen oder Verzögerungen bei der Umstellung hätten sich daher unmittelbar auf die Zugänglichkeit und die zuverlässige Abwicklung der digitalen Gesuchsprozesse ausgewirkt.
Vor diesem Hintergrund fiel der Entscheid auf die Fortführung der bestehenden Lösung mit dem bisherigen Anbieter als technisch zweckmässigste Variante. Unter Berücksichtigung der bestehenden Systemarchitektur, der spezifischen Konfiguration, der Lizenzabhängigkeiten und der Anforderungen an einen sicheren und unterbrechungsfreien Betrieb wurde davon ausgegangen, dass für den ausgeschriebenen Folgeauftrag keine angemessene Alternative zur Verfügung stand, welche die erforderlichen Leistungen unter vergleichbaren technischen und betrieblichen Voraussetzungen hätte erbringen können.
Die Beschaffung der SaaS-Lösung erfolgte im Sommer 2018 in einem offenen Beschaffungsverfahren. Nach Ablauf der fünfjährigen Anfangsperiode musste der bestehende Vertrag für weitere drei Jahre fortgeführt werden. Der Folgeauftrag umfasste neben der Bereitstellung und dem Betrieb der SaaS auch ein Kostendach für Dienstleistungen zur Fehlerbehebung, zur technischen Anpassung und zur Weiterentwicklung der bestehenden Lösung. Diese Leistungen waren erforderlich, um die Funktionsfähigkeit, die Sicherheit und die fachliche Aktualität der Anwendung während der Vertragslaufzeit sicherzustellen.
Der Anpassungsbedarf ergab sich insbesondere aus veränderten Sicherheitsanforderungen, beispielsweise im Bereich der Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem steigenden Speicherplatzbedarf, der Einführung neuer oder der Anpassung bestehender Fördergefässe, Änderungen der gesetzlichen Grundlagen sowie der Behebung technischer Fehler. Die entsprechenden Arbeiten mussten in der bestehenden Systemumgebung ausgeführt werden und erforderten vertiefte Kenntnisse der eingesetzten Software-Komponenten, ihrer Konfiguration, der Schnittstellen und der implementierten Geschäftsprozesse.
Aufgrund der technischen Abhängigkeiten innerhalb der bestehenden Systemarchitektur, der erforderlichen Lizenzierung, der spezifischen Konfiguration und der engen Integration in die digitale Infrastruktur der kantonalen Verwaltung wurde der Folgeauftrag für die Fortführung des SaaS-Betriebs und die damit verbundenen technischen Dienstleistungen freihändig an den bisherigen Anbieter vergeben.