Nach Art. 21 Abs. 2 Bst. d der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (sGS 841.51; abgekürzt IVöB) kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse die Beschaffung so dringlich wird, dass selbst mit verkürzten Fristen kein offenes oder selektives Verfahren und kein Einladungsverfahren durchgeführt werden kann. Diese Voraussetzungen sind für die vorliegende Auftragsvergabe aus den nachfolgenden Gründen erfüllt:
Die bisherige langjährige Hosterin der kantonalen SAP-Systeme des Personalamtes (PA) und des Amtes für Finanzdienstleistungen (AFDL) hat Ende September 2025 unerwartet und ohne Vorankündigung den Betriebsvertrag auf den 31. März 2026 gekündigt. Eine Kündigung in dieser Form, mit dem Motiv, eine zuvor nicht verlangte Preiserhöhung durchsetzen zu können, entspricht keineswegs den Gepflogenheiten unter Vertragspartnern mit langjähriger und enger Geschäftsbeziehung. Sie war damit nicht vorhersehbar.
Die betroffenen Applikationen sind betriebskritisch und müssen über den 31. März 2026 hinaus nahtlos weiterbetrieben werden. Ein Wechsel zu einer anderen Dienstleisterin müsste grundsätzlich mittels Ausschreibung im offenen Verfahren erfolgen. Dabei wäre vor dem Vergabeverfahren genügend Zeit für die Erhebung und Definition der Anforderungen zu veranschlagen. Nach dem Zuschlag werden zudem mehrere Monate für die Migration zu einer anderen Dienstleisterin notwendig sein. Im Ergebnis kann weder ein offenes Verfahren mit verkürzten Fristen noch ein Einladungsverfahren durchgeführt werden.
Die Hosterin hatte für die SAP-Basisarbeiten die Itesys AG als Subunternehmen beigezogen, welche damit die charakteristische Leistung erbrachte und bis 31. März 2026 erbringen wird. Sowohl die Hosterin wie auch die Itesys AG kennen die bestehenden Systeme, womit sie auch ohne detaillierte Definition der Anforderungen in der Lage wären, den nahtlosen Betrieb sicherzustellen und ein Angebot einzugeben. Von der Gelegenheit, ein Angebot einzureichen, hat nur die Itesys AG Gebrauch gemacht. Im Ergebnis ist der Itesys AG der Zuschlag zu erteilen.