Sachverhalt: Die Vergabe Informatikbeschaffungen Lizenzen, Geschäftsverwaltungssystem erreicht den Schwellenwert des offenen/selektiven Verfahrens. Unter den Voraussetzungen von Art. 21 der interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019) können Aufträge jedoch im freihändigen Verfahren vergeben werden, auch wenn mindestens die Schwellenwerte des Einladungsverfahrens erreicht werden.
Entscheid: Der Auftrag Informatikbeschaffungen Lizenzen, Geschäftsverwaltungssystem wird nach Art. Art. 21 Abs. 2 lit. e der interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) der Firma CM Informatik AG, Schwerzenbach freihändig zugeschlagen.
Begründung: Die CMI Lösung wurde im Jahr 2010 in einem ordentlichen Verfahren für rund Fr. 1'800'000.- beschafft. Über viele Jahre wurden im Detail Usecases rund um die Behördendokumente zwischen Gemeinderat, Stadtrat, den Direktionen und dem Finanzinspektorat umgesetzt. Diese funktionieren heute weitgehend reibungslos, neu auch mit einer browserbasierten Lösung von CMI für den Zugriff auf die Sitzungsunterlagen (auch die Beschaffungskommission nutzt diese). Im 2023 wurde der der Betrieb für das System für weitere 5 Jahre freihändig vergeben. In der Zwischenzeit hat CMI neue Geschäftsmodelle für Mietlizenzen anstelle von Einmallizenzen eingeführt. Zudem sind weitere Bedürfnisse entstanden welche mit der Vergabe vom Jahr 2023 nicht abgedeckt werden können. Der Migrationsaufwand und die Umsetzung der mit CMI erfüllten Usecases in ein neu zu evaluierendes Geschäftsverwaltungssystem wäre aufgrund der erwarteten Investitionskosten nicht wirtschaftlich. Zudem ist nur die Firma CM Informatik AG in der Lage die benötigten Wartungsarbeiten und Erweiterungen am System vorzunehmen.