All tenders
Open · 65 days left
  • Service

Specialized solution for scholarship and study loan applications

Published in German / French. Sign in and TEXFY shows the texts in English. Sign in

Procuring office
Kanton St.Gallen, Bildungsdepartement
Go to the official tender(simap.ch, opens in a new tab)

At a glance

Deadline
15.01.2027, 11:0065 days left
Type
Service
Procedure
Open procedure
Eligibility
6 criteria
Site visit
Not stated

Is a bid worth it?

With a free profile, TEXFY checks this tender against your services and cantons: a relevance grade from A to E and a recommendation with reasons.

Start for free

TEXFY assessment: Risks and notes

  • Bid languageNote

    The bid must be in German.

    From «Bid languages»

  • No bidding consortiumNote

    A joint bid with other companies is not allowed.

    vgl. Kap. 7.1.24 Pflichtenheft From «Bidding consortia»

  • References requiredNote

    For eligibility you need comparable reference projects. Check number, age and size.

    Referenzen: Die Anbieterin gibt zwei ihrer vergleichbarsten Referenzprojekte (optimalerweise aus öffentlichen Verwaltungen, alternativ Unternehmen) mit gleichem oder ähnlichen / vergleichbarem Inhalt an. From «Eligibility criteria»

2 more notes
  • Online via simap onlyGood to know

    Bids are submitted on simap.ch; you need a bidder account there.

    From «Submission»

  • No variantsGood to know

    Only the requested bid counts; your own alternative solutions are not allowed.

    vgl. Kap. 7.1.17 Pflichtenheft From «Variants»

TEXFY assessment: by fixed rules, no AI. Everything else comes from the publication; in another language it is machine-translated.

Checked against simap: 10.11.2026, 18:02

What is being procured?

Scope of work

Language of the publication

Mit der vorliegenden Ausschreibung im offenen Verfahren im vom Staatsvertrag erfassten Bereich sucht das Bildungsdepartement des Kantons St.Gallen das vorteilhafteste Angebot. Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist eine Fachlösung für Stipendien- und Studiendarlehensgesuche (inkl. Portalfunktion) sowie die damit verbundene Erbringung von Leistungen im Zusammenhang mit Konzeption, Bereitstellung, Inbetriebnahme und Einführung einer Fachlösung (inkl. Portal). Die Anbieterin stellt die Fachlösung als Software-as-a-Service (SaaS) über eine Mindestlaufzeit von 5 Jahren zur Verfügung. Die Laufzeit kann durch die Leistungsbezügerin einmal um 3 Jahre (= insgesamt 8 Jahre) verlängert werden.

Key facts, codes and options

Type of contract
Service
Procedure
Open procedure
Trades
Not evident from the available publication data.
CPV
  • CPV 72000000 – IT services: consulting, software development, Internet and support
  • CPV 48000000 – Software package and information systems
Options
Provided for

vgl. Kap. 6.4 Pflichtenheft

Variants
Not admitted

vgl. Kap. 7.1.17 Pflichtenheft

Partial offers
Not admitted

vgl. Kap. 7.1.7 Pflichtenheft

TEXFY assessment: Products, installations, quantities, technical specifications and exclusions are not structured fields of the publication. TEXFY does not analyse the free text on them: check the original text and the tender documents.

Dates

Published
03.11.2026
Documents available
03.11.2026 to 15.01.2027
Questions untilnext
07.12.2026

vgl. Kap. 7.1.4 Pflichtenheft

Offertpräsentation 1
09.02.2027

vgl. Kap. 4 und 7.1.27 Pflichtenheft

Offertpräsentation 2
10.02.2027

vgl. Kap. 4 und 7.1.27 Pflichtenheft

Offertpräsentation 3
11.02.2027

vgl. Kap. 4 und 7.1.27 Pflichtenheft

Submission deadline
15.01.2027, 11:00
Opening of bids
15.01.2027, 11:05, not public

vgl. Kap. 7.1.6 Pflichtenheft

Bid valid
270 days after the deadline

vgl. Kap. 7.1.15 Pflichtenheft

Execution

vgl. Kap. 4 Pflichtenheft

Submission & documents

According to the simap data. We submit nothing for you.

Tender documents
Documents on simap.ch (after signing in)
Languages of the bid
German
Language of the documents
German
Cost of the documents
Free of charge
Note on obtaining the documents

vgl. Kap. 7.1.9 Pflichtenheft

Questions to the contracting authority
Through the question forum on simap.ch (registration as a bidder required). Go to the official tender (simap.ch, opens in a new tab)TEXFY sends no questions. The deadlines of the question rounds are under “Dates”.

Participation & award

Weighting in percent, as published.

In the documents according to the source: Content only in the tender documentsIn the tender documents: Conditions of participation, Documents to submit.

Abbreviations in the publication (German): EK = eligibility criterion, ZK = award criterion.

Participation & suitability

Must-have criteria: a bidder who fails one or leaves out the required proof is excluded before the bids are scored.

6 eligibility criteria
  1. EK 1

    TEXFY assessment: What this means: Subcontracting – how much of the work you may pass on to other companies.

    Federführung: Die Anbieterin muss als Generalunternehmen auftreten und alle beteiligten Subunternehmen mit den ihnen zugewiesenen Rollen offenlegen.

  2. EK 2

    TEXFY assessment: What this means: Subcontracting – how much of the work you may pass on to other companies.

    Handelsregistereintrag: Die Anbieterin sowie von ihr beigezogene Dritte (Subunternehmen) müssen im Handelsregister oder in einem gleichwertigen Register im Sitzstaat eingetragen sein (Nachweis erforderlich).

  3. EK 3

    TEXFY assessment: What this means: Personnel – how qualified and experienced the people carrying out the contract are, such as the project manager.

    Kommunikations- und Korrespondenzsprache: Die Anbieterin muss die Kommunikations- und Korrespondenzsprache in deutscher Sprache für Wort und Schrift gewährleisten. Die eingesetzten Schlüsselpersonen und deutschsprachigen Stellen müssen mind. über das Niveau C1 verfügen.

  4. EK 4

    TEXFY assessment: What this means: Experience – whether you have carried out comparable contracts, shown with references.

    Referenzen: Die Anbieterin gibt zwei ihrer vergleichbarsten Referenzprojekte (optimalerweise aus öffentlichen Verwaltungen, alternativ Unternehmen) mit gleichem oder ähnlichen / vergleichbarem Inhalt an. Als Referenzprojekte können nur solche Projekte angeführt werden, welche die hier anstehenden Themen umfassend behandeln. Dabei ist darzulegen und zu beweisen, wie die entsprechenden Referenzen betreffend Anforderungen, Funktionen, Komplexität, Schnittstellen, Betriebsmodell und Umfang mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar sind. Details sind dem Register 06 zu entnehmen.

  5. EK 6

    TEXFY assessment: What this means: Personnel – how qualified and experienced the people carrying out the contract are, such as the project manager.

    Geheimhaltungspflicht: Die Anbieterin muss akzeptieren, einer Geheimhaltungspflicht zu unterstehen, die mindestens Art. 67 des Personalgesetzes (sGS 143.1; PersG) entspricht. Zusätzlich gilt: Die Anbieterin darf unter Vorbehalt besonderer Geheimhaltungsvorschriften Kenntnisse, die sie bei ihrer Tätigkeit erlangt, nur so weit bekanntgeben, wie es zur Erfüllung ihrer Aufgabe notwendig ist. Die Verpflichtung gilt auch gegenüber eingesetztem Personal und relevanten Subunternehmen.

  6. EK 6

    TEXFY assessment: What this means: Price – what your offer costs. Usually the cheapest offer gets full points, more expensive ones fewer.

    Vollständigkeit Kosten: Die Anbieterin hat die Gesamtkosten zur Erfüllung des Beschaffungsgegenstandes anzubieten. Die Kostenzusammenstellung (Anhang 01, Register 03/04) muss wahrheitsgemäss und vollständig ausgefüllt werden. Die Preise (Lizenzen und Betrieb) sind möglichst detailliert anzugeben.

    Wenn zur Erreichung des in den Anhängen angegebenen Erfüllungsgrades kostenrelevante Zusätze notwendig sind, so sind diese in der Kostenzusammenstellung Register 03/04 des vorliegenden Dokuments enthalten.

Note of the contracting authority

vgl. Anhang 01 Anforderungskatalog, Register 02b Eignungskriterien

Award criteria

How valid bids are compared: each criterion counts with its weighting, the bid with the most points wins the contract.

  1. ZK 1

    15 %max. 150 points

    Technische Anforderungen

  2. ZK 2

    30 %max. 300 points

    Funktionale Anforderungen

  3. ZK 3

    10 %max. 100 points

    Anbieterbezogene Anforderungen

  4. ZK 4

    5 %max. 50 points

    TEXFY assessment: What this means: Experience – whether you have carried out comparable contracts, shown with references.

    Referenzen

  5. ZK 5

    10 %max. 100 points

    Offertpräsentation

  6. ZK 6

    30 %max. 300 pointsPrice criterion

    TEXFY assessment: What this means: Price – what your offer costs. Usually the cheapest offer gets full points, more expensive ones fewer.

    Wirtschaftliche Kriterien (Gesamtpreis)

Note of the contracting authority

vgl. Kap. 7.2.4 Pflichtenheft und Anhang 01 Anforderungskatalog, Register 05

Conditions

Rules for the bid and the contract, for example whether consortia or subcontractors are allowed and how payment works.

5 conditions
Bidding consortia
Not allowed

vgl. Kap. 7.1.24 Pflichtenheft

Subcontractors
Allowed

vgl. Kap. 7.1.25 Pflichtenheft

Contract extension
Possible

Die Laufzeit des Betriebsvertrags von 5 Jahren beginnt mit dem Go-Live der Produktivumgebung und endet per Schuljahresende am 31. Juli (vgl. Anhang 04 Rechenzentrumsvertrag). Die Vertragslaufzeit kann optional einmal um drei Jahre verlängert werden.

Dialogue
Not provided for
Further information on the conditions

vgl. Anhang 01 Anforderungskatalog, Register 02a Teilnahmebedingungen

The glossary explains terms such as eligibility criteria, self-declaration or reference. To the glossary

Official source

Go to the official tender(simap.ch, opens in a new tab)
simap project number
41983
Publication number
41983-01
Covered by international agreements
Yes
Notice of legal remedies
Show

Gegen diese Ausschreibungsunterlagen kann innert 20 Tagen seit Publikation der Ausschrei-bung beim Verwaltungsgericht des Kantons St.Gallen, Webergasse 8, 9001 St.Gallen schriftlich Beschwerde erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren sowie deren Begründung mit Angaben der Beweismittel zu enthalten. Es gelten keine Gerichtsferien.

Checked against simap: 10.11.2026, 18:02

Export

This is not an official publication. Only the data published on the platform www.simap.ch is authoritative. Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend sind die auf der Plattform www.simap.ch veröffentlichten Daten. Anyone who reuses this data complies with the conditions of simap.ch: terms, section 6.

Contract awards in St. Gallen: monthly reports
Report a data error

Is something on this page wrong, missing or badly translated? We check every report. We correct our own classification and translations ourselves; what simap publishes can only be changed by the contracting authority.

Kind of error

Please do not write personal data into it. If you are signed in, we store the report with your account.