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Tender, extract

Municipality of Oetwil am See, procurement of ICT operations and infrastructure

Machine-translated; the original text is authoritative.

Contracting authority
Gemeinde Oetwil am See
Place
Canton ZH
Submission deadline
11.12.2026, 23:59
Published
30.10.2026
Procedure
Selective procedure
Type
Service
Project number
46740
CPV code
72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Languages of the bid
German

Description

The municipality of Oetwil am See intends to transfer its entire ICT to a new service provider as part of a full outsourcing, as the contract with its current partner expires at the end of 2028. The new solution is to go live on 1 January 2029 for all seven sites: the Municipal Hall, the Old Municipal Hall, the Works Depot/Water Supply, the School Administration, the Swimming Pool, the Fire Brigade and the Library. The core of the project is migrating the existing cloud environment to the provider's future environment. There, the provider will operate Microsoft 365 with Teams telephony and SharePoint, the records management solution GEVER365 and around 25 specialist applications. The project also includes a network renewal on a rental basis, with uniform Wi-Fi and guest Wi-Fi at all sites. In addition, the provider will procure 65 workstation setups, each with a laptop, docking station, two monitors and peripherals, and deliver them fully configured. The one-off project services include project management, data migration, a test phase, a rollback plan, documentation and training. The provider will then run day-to-day operations as a managed service, including client management, second-level support and above, backup, and encrypted communication with residents. The procurement does not cover the municipal administration software Innosolv, the licences for the specialist applications, or the printer fleet.

Dates

  • Questions until: 13.11.2026
  • Submission deadline: 11.12.2026, 23:59
  • Fragen: 24.05.2027

Suitability criteria

  1. Spezialisierung und Referenzen im Umfeld von ICT-Infrastrukturprojekten - 35%

    Die Anbieterin weist nach, dass sie über vertiefte Kenntnisse und nachgewiesene praktische Erfahrung im Bereich ICT-Dienstleistungen für politische Gemeinden oder Unternehmen mit ähnlichem Infrastrukturbedarf (insbesondere dem Betrieb von Microsoft 365) verfügt. Als Nachweis sind im Rahmen der Präqualifikation mindestens drei Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren einzureichen («Anhang 3 – Referenzen»), die die folgenden Mindestanforderungen kumulativ erfüllen: - Der Auftrag umfasste den laufenden ICT-Betrieb als Managed Service für eine Einrichtung mit mindestens 15 betreuten Arbeitsplätzen, die Microsoft 365 als Gesamtlösung einsetzen. - Die Anbieterin war Hauptauftragnehmerin und nicht lediglich als Subunternehmerin tätig.

    Proof: Ausfüllen des Anhangs 3 «Referenzen».

  2. Personalressourcen und Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen - 15%

    Die Anbieterin bestätigt, dass sie über ausreichende personelle Ressourcen verfügt, um die ausgeschriebenen Projekt- und Betriebsleistungen termingerecht und in der geforderten Qualität zu erbringen. Ausserdem bestätigt sie die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.

    Proof: Ausfüllen des Anhangs 4 «Selbstdeklaration Anbieterin».

  3. Fachliche und betriebliche Anforderungen an das Unternehmen - 20%

    Die im «Anhang 1 - Projektbeschrieb» (Kap. 3) zusammengefassten und im «Anhang 2 – Anforderungen an das Unternehmen» näher ausgeführten Anforderungen an die Leistungsfähigkeit und die fachliche Eignung der Anbieterin müssen erfüllt werden. Die Anbieterin muss mindestens den «Microsoft Solution Partner»-Status besitzen.

    Proof: Dokumentation in Form eines Beschriebs, in welchem auf die Art und Weise der Erfüllung der Anforderungen an das Unternehmen eingegangen wird. Umfang von maximal 2 A4-Seiten (exkl. Abbildungen).

  4. Antragsdokumentation, Beschaffungsgenstand - 30%

    Die im «Anhang 1 - Projektbeschrieb», Kap. 2.3 und Kap. 4 aufgeführten Leistungen (Beschaffungsgegenstand) müssen vollständig durch die Anbieterin bzw. Ihre Subunternehmen er-bracht werden können.

    Proof: Dokumentation in Form eines detaillierten Leistungsbeschriebs durch die Anbieterin, in welchem auf die Art und Weise der Erfüllung der Anforderungen eingegangen wird. Umfang maximal 4 A4-Seiten (exkl. Abbildungen).

Award criteria

  1. Festpreis für die einmaligen Projektdienstleistungen. Preis nach Aufwand für Anpassungen am Projektumfang während der Umsetzung. Listenpreise für die Geräte. · Weighting 30 %

    Bewertung des Angebotspreises.

    Proof: Ausgefülltes Preisblatt Stufe 2

  2. Fachliche und technische Anforderungen · Weighting 40 %

    Beschreibung siehe Anhang 1 - Projektbeschrieb

    Proof: Dokumentationen gemäss Beschreibung in Anhang 5 - Teilnahmebedingungen sowie Eignungs- und Zuschlagskriterien

  3. Anbieterpräsentation · Weighting 20 %

    Präsentation des Vorgehens und der Lösung der Anbieterin gegenüber der Vergabestelle, inklusive Beantwortung offener Fragen.

    Proof: Halten einer persönlichen Präsentation.

  4. Referenzen · Weighting 10 %

    Die Anbieterin weist nach, dass sie in Referenzprojekten die nötige Erfahrung gesammelt hat.

    Proof: Ausfüllen des Anhangs 3 – Referenzen

Submission

  • Online via simap.ch

Links