Gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn aufgrund der technischen Besonderheiten des Auftrags nur ein Anbieter in Frage kommt, und es keine angemessene Alternative gibt. Diese Voraussetzung ist für den vorliegenden Auftrag aus den folgenden Gründen erfüllt:
Mit request for information (RFI) auf simap.ch vom 12.03.2025 ("Digitale Zustellplattform für Behörden", #10513) hat das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) zusammen mit der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS) eine Marktabklärung gestartet, um die Marktsituation für digitale Zustelldienste zu beurteilen und namentlich herauszufinden, ob am Markt wirtschaftlich und funktionell angemessene Alternativen zum Service "ePost" der Schweizerischen Post (bzw. ihrer Tochter ePost Service AG) existieren, und ob daher eine öffentliche Ausschreibung der entsprechenden Aufträge möglich und sinnvoll ist.
Auf den RFI hin meldeten sich acht Unternehmen, darunter die Zuschlagsempfängerin, beim KAIO und beschrieben die von ihnen angebotene Zustelllösung. Mit den sieben Unternehmen, die aufgrund der RFI-Antworten als Anbieter in Frage kamen, führte das KAIO Referenzbesuche bei einer Kundeninstallation durch, um die Erfüllung der im RFI beschriebenen Anforderungen in der Praxis zu überprüfen.
Diese Überprüfung ergab, dass es im Schweizer Markt zwar eine Palette von teils sehr innovativen und leistungsfähigen digitalen Zustelllösungen gibt, aber dass ausser der ePost Service AG mit dem Service ePost kein Anbieter alle im RFI beschriebenen Anforderungen im produktiven Betrieb umgesetzt hat. Damit gibt es zurzeit keine funktionell angemessene Alternative zum Service ePost. Die Prüfung, ob die anderen im RFI identifizierten Lösungen auch zu einem vergleichbaren Preis wie der Service ePost angeboten werden und damit eine wirtschaftlich angemessene Alternative darstellen, war daher nicht mehr nötig.
Ein im RFI nicht geprüfter, aber die freihändige Vergabe zusätzlich alternativlos machender Grund ist, dass der Bundesrat per 1. April 2026 eine Revision der Postverordnung (VPG) in Kraft gesetzt hat, mit dem der hier beschaffte Service ePost zum Teil der postalischen Grundversorgung wird. Damit ist zu erwarten, dass der Service ePost in den nächsten Jahren eine noch breitere Marktdurchdringung in der Schweiz erreicht, was für seine Nutzung als behördliche Zustellplattform den ausschlaggebenden Vorteil hat, dass viele Nutzenden einen bereits bekannten und vertrauten Service nutzen können, und sich nicht für einen neuen Service registrieren und diesen bedienen lernen müssen. Dies reduziert auch den Supportaufwand des Kantons wesentlich.