Digitales Records Management

Justification

Gestützt auf Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, 731.2) beabsichtigt das Generalsekretariat der Universität Bern, die Beschaffung der modularen Anpassung und Ausweitung des im Generalsekretariat bereits eingesetzten Records-Management-Systems „CMI-AXIOMA”, angeboten durch die Firma CM Informatik AG, Schwerzenbach, freihändig zu vergeben. Nach dem RFI vom 20.12.2024 zum Projekt „Digitales Records Management” an der Universität Bern hat der Projektausschuss entschieden, dass von einer Realisierung des Records Managements auf der Grundlage von M365 abzusehen ist und stattdessen eine im schweizerischen Rechtsrahmen etablierte GEVER-Lösung favorisiert wird. Ausschlaggebend für diese Entscheidung sind die datenschutzrechtlichen Einschränkungen bei der Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten im Kontext von M365, sowie die erhöhten und risikobehafteten Implementierungsaufwände bei einer M365 basierten Lösung. Die vollständige Neuimplementierung einer anderen GEVER-Softwarelösung würde zudem erhebliche Mehrkosten (Datenmigration) und organisatorische Schwierigkeiten nach sich ziehen sowie die Komplexität der Applikationslandschaft an der Universität Bern und an der Schnittstelle zum Staatsarchiv des Kantons Bern erhöhen. Die Universität Bern kommt daher zu dem Schluss, dass nur das Angebot der Firma CM Informatik die oben genannten Risiken und Kosten vermeidet. Aus diesem Grund erhält die Firma CM Informatik den entsprechenden Auftrag.