eRecruiting solution for the Bern cantonal police

Justification

Im Rahmen des gesamtstaatlichen ERP-Programms hat der Kanton Bern die Konzeption, Realisierung und Einführung von SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) sowie der dazugehörigen SAP-SuccessFactors-Komponenten durch den Zuschlagsempfänger vornehmen lassen. Mit SAP SuccessFactors Learning (LMS) ist bereits eine SuccessFactors-Komponente produktiv in die kantonale HR-Systemlandschaft integriert. Die freihändige Vergabe stützt sich auf Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB (BSG 731.2-1). Der Zuschlagsempfänger verfügt aufgrund der bisherigen Implementierung über vertiefte Kenntnisse der kantonsspezifischen HCM-/SuccessFactors-Architektur, ihrer Konfigurationen, Integrationen und technischen Abhängigkeiten. Die Einführung von eRecruiting stellt eine Erweiterung dieser bestehenden Lösungsarchitektur dar. Bei Beauftragung eines neuen Implementierungspartners ist unter Berücksichtigung des erforderlichen Vergabe-, Onboarding-, Wissenstransfer- und Einarbeitungsaufwands mit einer mehrmonatigen Verzögerung der Projektarbeiten zu rechnen. Für den notwendigen Wissensaufbau und die Einarbeitung des neuen Projektteams wird zudem ein Mehraufwand zwischen 40 bis 50 PT geschätzt. Daraus ergeben sich voraussichtliche Mehrkosten in der Grössenordnung von rund 20 % des Auftragsvolumens. Neben diesen Zusatzaufwänden würde insbesondere eine Aufteilung der Konzeptions-/ und Implementierungsverantwortung auf unterschiedliche Anbieter ein wesentliches technisches und organisatorisches Governance-Risiko schaffen. Die bestehende HCM-/SuccessFactors-Landschaft und die neu einzuführende eRecruiting-Lösung weisen gemeinsame technische und organisatorische Abhängigkeiten auf. Eine gespaltene Verantwortung würde zusätzliche Abgrenzungs-, Koordinations- und Eskalationsschnittstellen schaffen und die eindeutige End-to-End-Verantwortung für Architektur, Integration und Umsetzung sowie die Verantwortungszuordnung bei Integrationsproblemen und notwendigen Anpassungen wesentlich erschweren. Das Vorhaben läuft voraussichtlich bis Mitte 2028 und überlappt zeitlich mit der geplanten Ausschreibung der IT-Dienstleistungen 2027–2030. Diese Ausschreibung betrifft die zukünftige Vergabe der entsprechenden IT-Dienstleistungen und wird durch den vorliegenden, sachlich abgegrenzten Implementierungsauftrag nicht präjudiziert. Für das eRecruiting-Vorhaben steht die Sicherstellung einer durchgängigen Implementierungs- und Integrationsverantwortung innerhalb der bestehenden HCM-/SuccessFactors-Architektur im Vordergrund. Ein Wechsel des Implementierungspartners würde somit für diese konkrete Erweiterung erhebliche technische und organisatorische Schwierigkeiten sowie zusätzliche Aufwände und Mehrkosten verursachen. Die Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB sind damit erfüllt.