Licences ServiceNow 2026@EPFL

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Location: Canton VD
Procuring office: EPFL - Domaine des Achats

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Awarded

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Awarded to

As published on simap.ch: winner and price (with or without VAT, as stated).

Award of 29.04.20267 bids
- adesso Schweiz AG, ZürichCHF 5’710’044.74 incl. VAT

Awards of this contracting authority

Justification

A l’issue de l’évaluation des offres reçues, menée conformément aux critères et sous-critères d’adjudication définis dans les documents d’appel d’offres, il apparaît que l’offre du soumissionnaire Adesso Schweiz AG est économiquement la plus avantageuse.

En effet, compte tenu de la pondération prépondérante du critère prix (95%), l’offre du soumissionnaire obtient la meilleure note globale, tout en répondant aux exigences cahier des charges.

Par conséquent, le marché est adjugé au soumissionnaire ayant présenté l’offre la plus avantageuse économiquement au regard des critères d’évaluation annoncés.

AI summary

Pro

With Pro, an AI summarises this tender: services, requirements, conditions, dates and award criteria, with key figures, a timeline and the weighting, each with the literal quote from the publication.

This is how an AI summary is structured

In brief
Services
Requirements
Conditions
Dates
Award criteria

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What is being procured?

Scope of work

Le contrat de licences ServiceNow actuellement en vigueur avec l’éditeur prendra fin le 30 juin 2026. Le renouvellement de ce contrat est une nécessité critique pour garantir la continuité des opérations et des services numériques au sein de l’EPFL.

À ce jour, ServiceNow constitue le "système nerveux" central de plusieurs directions de l'institution. La plateforme est intensivement utilisée pour :

L'IT Service Management (ITSM) : Gestion du catalogue de services, des incidents, des demandes et des changements.
La gestion documentaire : Support de la documentation technique.
Le pilotage stratégique (SPM) : Gestion du portefeuille de projets de la DSI.
La digitalisation de processus métiers : Automatisation de services clés pour des directions telles que les Ressources Humaines (RH), le Service Académique, le Research Office, le Service de Sécurité ou MEDIACOM.
L'engagement utilisateur : Centralisation des retours et de l'expérience utilisateur.

L’objet de la procédure d’appel d’offres ouverte est de sélectionner un revendeur de licences ServiceNow pour la période du 1er juillet 2026 au 30 juin 2031 (5 ans).

Key facts, codes and options

Type of contract: Supply
Type of supply: Purchase
Procedure: Open procedure
Trades: Not evident from the available publication data.
CPV: CPV 48000000 – Software package and information systems
Options: Not evident from the available publication data.
Variants: Not evident from the available publication data.
Partial offers: Not evident from the available publication data.

TEXFY assessment: Products, installations, quantities, technical specifications and exclusions are not structured fields of the publication. TEXFY does not analyse the free text on them: check the original text and the tender documents.

Market data for this service

From awards published on simap.ch, without rankings and without rating companies.

Comparable awards

Software supply, canton of Vaud, last 12 months

31 awards, bids (median): 3.

Awards: Software supply

Range of award prices

Software supply, canton of Vaud, last 12 months

CHF 206’10110 % of the prices were lower

CHF 667’556Median: half were lower

CHF 3’454’59710 % of the prices were higher

8 out of 10 award prices were between CHF 206’101 and CHF 3’454’597.

From 27 published award prices in CHF from 17.11.2025 to 30.09.2026, with or without VAT, as published. A single contract can differ widely.

Official source

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simap project number: 31729
Publication number: 31729-02
Covered by international agreements: Yes
TED (EU): Publication on ted.europa.eu (opens in a new tab)

Checked against simap: 10.11.2026, 18:02

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More in the guide

Award, reasons and appeal

Contract awards in Vaud: monthly reports

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