Der Auftraggeber kann einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben, wenn eine der in Art. 21 Abs. 2 IVöB aufgeführten Tatbestandsvarianten erfüllt ist. Nach Art. 21 Abs. 2 Bst. c IVöB ist eine freihändige Vergabe (u.a.) zulässig, wenn aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur ein Anbieter in Frage kommt und es keine angemessene Alternative gibt. Im Weiteren ist eine freihändige Vergabe zulässig, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten würde oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen würde (Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB). Nach Art. 21 Abs. 2 Bst. i IVöB kann unter bestimmten Voraussetzungen der Folgeauftrag an den Gewinner eines Planungs- oder Gesamtleistungswettbewerbs oder eines Auswahlverfahrens zu Planungs- oder Gesamtleistungsstudien freihändig vergeben werden.
Der berücksichtigte Anbieter hat im Jahr 2015 den Wettbewerb um eine Testplanung gewonnen (Testplanung zur Gestaltung des Dorfkernareals Kappelen, siehe Beurteilungsbericht). Die im Anschluss erstellte Planung erfolgte durch den berücksichtigten Anbieter, wobei alle Urheberrechte beim Anbieter verblieben (siehe Ziff. 3.6. des Beurteilungsberichts). Die damalige Planung wurde aufgrund der neuen Erkenntnisse durch die spaceshop Architekten GmbH konzeptionell neu aufgearbeitet.
Im Jahr 2024 hat der berücksichtigte Anbieter das Vorprojekt (SIA Phase 31) erstellt. Der Zuschlag für das Vorprojekt wurde auf simap.ch publiziert und blieb unangefochten.
Alle Architekturleistungen in Zusammenhang mit dem Projekt Neugestaltung Dorfkern Kappelen wurden demnach bislang durch den Gewinner des Wettbewerbs um die Testplanung (berücksichtigter Anbieter) erbracht. Soweit Urheberrechte betroffen sind, stehen diese Urheberrechte ausschliesslich dem berücksichtigten Anbieter zu.
Der berücksichtigte Anbieter ist im Weiteren mit dem Projekt bestens vertraut und kennt die Bedürfnisse und Anliegen der politischen Behörden. Müsste das Verfahren offen ausgeschrieben werden, ergäbe sich eine wesentliche Vorbefassungsproblematik.
Der berücksichtigte Anbieter hat grundlegende Kenntnisse der Situation und kann die weiteren Arbeiten ohne Verzögerung angehen; bei einem anderen Anbieter wäre dies nicht der Fall. Ein Wechsel des Leistungserbringers wäre mit Zusatzkosten und Verzögerungen verbunden, die sich wirtschaftlich nicht rechtfertigen lassen. Zudem ergäben sich Probleme mit den Urheberrechten.
Schliesslich ist darauf hinzuweisen, dass in den Jahren 2024/2025 ein Workshopverfahren mit der Kantonalen Denkmalpflege (KDP) durchgeführt wurde. Als Massnahme zur Qualitätssicherung wurde von der KDP empfohlen: "Das Vorprojekt und das Bauprojekt sollen jeweils vom Expertenteam begleitet, respektive beurteilt werden. Das bestehende Planungsteam (spaceshop architeken [...]) sollte für diese Planungsphasen massgebend beteiligt sein."
Vor diesem Hintergrund kommt einzig der berücksichtigte Anbieter für den Auftrag in Frage. Die Voraussetzungen für eine Freihandvergabe gemäss den hiervor erwähnten Bestimmungen der IVöB sind demnach erfüllt.