Freihändiges Vergabeverfahren nach Art. 21 Abs. 2 lit. d Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVÖB). Die Fachapplikation Rechtsinformationssystem (RIS1) der Direktion der Justiz und des Innern (JI) ist eine Eigenentwicklung zur elektronischen Fallführung und seit dem Jahr 2000 beim Amt für Justizvollzug und Wiedereingliederung (JuWe) in Betrieb. Die Fachapplikation RIS1 befindet sich am Ende ihres Lebenszyklus, da sie technisch veraltet ist. Bereits 2016 wurde durch die JI entschieden, für das JuWe eine neue Fachapplikation eines auf dem Markt erhältlichen Standardprodukts zu beschaffen (Projekt «ELFA»). Am 1. Juni 2018 wurde die Ablösung des RIS1 im offenen Verfahren ausgeschrieben (simap Meldung Nr. 1022549). Nach einer nicht erfolgreichen Beschwerdeführung durch einen unterlegenen Anbieter konnte der Regierungsrat mit RRB Nr. 782/2021 vom 7. Juli 2021 die Vergabe des Auftrags an die Abraxas Informatik AG, St. Gallen, mit ihrem Produkt «Juris» beschliessen und die Realisierungsphase freigeben. Im Dezember 2023 informierte die Abraxas Informatik AG die JI, dass sie den Geschäftsbereich Juris verkaufen und das Projekt «ELFA» beenden müsse. Gleichzeitig wurde mit der Inkraftsetzung der Änderungen des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (nVRG) und der Einführung der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) mit RRB Nr. 727/2024 das Führen der elektronischen Akte per 1. Januar 2026 mit einer zweijährigen Übergangsfrist obligatorisch. Der elektronische Rechtsverkehr zwischen Behörden sowie der Verkehr zwischen dem JuWe und den zur Vornahme elektronischer Verfahrenshandlung verpflichteten Personen wird ab 1. Januar 2026 ohne Übergangsfrist obligatorisch (§ 4d nVRG). Insbesondere Anträge an die Gerichte muss das JuWe somit per 1. Januar 2026 elektronisch stellen und als Beilage dieser Anträge müssen die Vollzugsdossiers elektronisch vorhanden sein. Eine durchgängige elektronische Fallführung ist mit dem RIS1 zurzeit nicht möglich. Um den Anforderungen des nVRG und der VEVV gerecht zu werden (und sei es nur als Übergangslösung), wären funktionelle Anpassungen im RIS1 erforderlich, die angesichts der Tatsache, dass sich die eingesetzten Technologien (CA PLEX) am Markt nicht durchgesetzt haben und sich dem Ende ihrer Lebensdauer nähern, nur mit sehr grossem Aufwand und ohne eines erforderlichen Investitionsschutzes realisierbar wären. So gingen im Jahr 2021 bei einer entsprechenden Ausschreibung der JI für Softwarepflege und -weiterentwicklung für das RIS1 im offenen Verfahren (simap Meldung Nr. 1209921) innert Frist keine Angebote ein, weil die notwendigen CA PLEX-Entwickler am Markt nicht verfügbar sind. Im Ergebnis führte der unvorhersehbare, einseitige Abbruch des Projekts ELFA durch die Abraxas Informatik AG zu einem massiven Projektrückstand von fünf Jahren. Die bisherige Lösung RIS1 war bei Start des Projekts «ELFA» bereits veraltetet und ist es mittlerweile erst recht. Mit dem Inkrafttreten der VEVV und den Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr des nVRG akzentuiert sich die Kritikalität und Dringlichkeit der Ablösung des bisherigen Systems: RIS1 ist mit der anstehenden Digitalisierung der zürcherischen Verwaltungsrechtspflege nicht mehr kompatibel und muss dringend abgelöst werden. Gleichzeitig musste die JI nicht damit rechnen, fünf Jahre nach erfolgter Vergabe erneut auf Anbietersuche gehen zu müssen.
Aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse wurde die vorliegende Beschaffung im Ergebnis ohne Verschulden der JI so dringlich, dass selbst mit verkürzten Fristen kein offenes oder selektives Verfahren mehr rechtzeitig durchgeführt werden kann. So wäre bei der Durchführung eines offenen Verfahrens anstelle einer freihändigen Vergabe mit einer Einführung der neuen Lösung im günstigsten Fall frühestens im Q3/2027 zu rechnen, im Fall eines selektiven Verfahrens noch später. Das Standardprodukt «GINA» der Glaux Group AG ist eine in der geforderten Dringlichkeit am Markt verfügbare Fachapplikation für den Justizvollzug. GINA ist anschlussfähig an die nationalen Vorhaben des HIS-Programmes (Justitia 4.0, Informationssystem Justizvollzug IS-JV, elektronische Justizvollzugsakte eJV-Akte), u.a. auch, weil die Glaux Group AG bei diesen Initiativen gestaltend mitarbeitet. Eine ausnahmsweise freihändige Vergabe ist somit aus öffentlichen Interessen und objektiv begründet geboten.